名人推薦：職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

泛科知識公司知識長╱鄭國威

報告3大步驟：說狀況、提要求、給建議

據說，前英國首相溫斯頓．邱吉爾（Winston Churchill）常對他的下屬說：「資料再多，也要整理成一張文件，讓我能一目瞭然。」

這句話該有多令他的部屬感到驚慌？我們該從這堆茫茫的資料大海中，撈出什麼重點才好？要在如此大量的內容中掌握核心，是身處資訊化社會的我們，每天都必須面對的課題。

蒐集這麼多資料，最終其實都是為了做出決策；如果你知道這份報告的目的是什麼，自然就能寫出核心重點。因此，只有在了解「我究竟應該報告什麼」之後，才有辦法刪掉不合適的內容。雖然這世上存在著各式各樣的報告書，但必須對主管報告的臺詞，大致可分為以下3種：

1. 我們目前的狀況是○○。（狀況報告）

2. 請您△△。（要求報告）

3. 我會建議□□。（建議報告）

「這份建議報告的重點是什麼？」先釐清這個問題，才能讓對方接受你的提議。

你必須先理解為什麼要這麼做，才有辦法傳達明確的建議和行動計畫。當然，對某些人來說，「反正就算我提出建議，你還是會照著自己的想法去做」或「如果我提出建議，就變成我的責任了」這樣的情況不斷上演，所以有很多人刻意稱自己為「單純傳達訊息的傳訊者」。

但是，若想累積自己的企劃功力，就得好好訓練建議報告能力才行。

簡單來說，你的目的必須明確，寫出來的內容才能清晰明瞭，也能避免變成長篇大論。

因此，在報告之前，先問問看自己：「究竟該講哪些內容？」回想一下你的目的後，再刪掉那些與談話目的不相關的部分吧！

當對方提出「用一句話簡單說」的要求時，你不能只是單純縮短報告內容，而是在縮減成一句話的同時，思考一下自己給出的答案，是否與目的相符。

難為情、尷尬的事，怎麼簡單說明？

你一定也有雖然說了一段話，卻不知道自己到底說了什麼的經驗，也很常遇到聽不懂對方在說什麼的情況，或是明明已經長話短說了，卻仍找不到任何重點。

而 2What 法（What → So what），是可以避免這種狀況的發生，並擷取出最終重點的提問方式。

金度均（按：曾是韓國重金屬樂團白頭山的吉他手）是我和我先生都很喜歡的一名吉他手。他曾經上過韓國綜藝節目《黃金漁場 Radio Star》，當時我們在電視前看到一半，突然發生了讓我們捧腹大笑的事情。

主持群之一的Super Junior 成員金希澈問他：「你家現在還很有錢嗎？」他聽完後回答：「嗯，也不是那個樣子啦……也就是說不見得是那個樣子，現在就是像那樣、稍微有那麼一點，我們怎麼其他話題聊著聊著，現在就扯到……。」

另一名主持人金九拉（按：韓國搞笑藝人）聽了好一陣子，劈頭就問：「你在說什麼啊？」他被這麼問之後顯得有些慌張，露出尷尬的笑容並表示：「我不是超級有錢人啦。」

我和先生看到這一幕，一直笑個不停，因為我以前的講話風格和他很像。金度均似乎是想要表達「我雖然是有錢人，但可能不是你想的那種有錢人」、「我雖然有錢，但是直接說出來有點難為情」這種複雜的心情，沒想到說明變得越來越長。

只要一陷入「可以那麼說，但好像也不能那麼說」的想法之中，思緒開始變得混亂，就會落入不知道自己在說什麼的窘境。

所以總是聽我滔滔不絕、說個不停的先生都會問一句：「你在說什麼？」我只要一聽到這句話，就會放聲大笑，心想：「啊，原來我想說的是這個啊！」然後再重新整理一次自己的思緒。

這種情況不斷持續發生，最後讓我養成了先整理好「現在我想說的是這些」的習慣，不再是想到什麼就說什麼，也算是受過了「先整理出重點再開口」的訓練。

雖然我和先生都是金度均的歌迷，但假如我是他的主管，恐怕會覺得心很累，因為我必須不斷的問他：「你在說什麼？」

一直聽到這樣的話，報告的人肯定會感到很洩氣，講了那麼一大串，卻被反問自己在說什麼。所以我們在開口之前，最好先利用2What法整理自己要說的話。

可是，我聽不懂主管在問什麼？

說到這裡，每次上課，總會有人提出這種疑問：「可是……我聽不太懂主管在問什麼耶。」

你知道為什麼會有這種想法嗎？其實，就是因為那個人沒在聽，或是其實他根本就不想聽；不過，還有一個更大的問題，那就是──他完全聽不見。

你可能會想問：「聽不見？這是什麼意思？」意思就是，人類只會聆聽自己覺得重要的事情。

對於別人的碎碎念，你會照單全收嗎？你會在聽完之後覺得「原來如此！我一定要照著做」嗎？其實，更有可能的是你早就聽到恍神了。為什麼？因為你覺得那些話不重要，所以根本聽不見；如果我認為某件事不重要，那不管別人再怎麼說，我還是聽不見。

這是真的嗎？其實，當我還在第一企劃上班時，有過一有新專案，就被派到不同組的經驗。那3年來，我待過A組，去過B組，也去了C組；所以我曾在梨泰院（按：位於韓國首爾龍山區的著名商圈）上班，又曾去江南（按：首爾漢江以南的重要商業地帶）辦公，一直不斷被調到各種類型的主管下面工作。

當時，讓我覺得很有趣的一點是，每個主管注重和在意的地方都略微不同。舉例來說，有些人最注重在策略上找出問題發生的原因，總會說：「成敗就在於最後找不找得到這個原因。」

有些人則認為想法都差不多，非常重視實務上的執行，他們會說：「工作到最後都是要呈交的，做出來的成果都差不多，差別只在於誰能在期望的時間內乖乖聽話、好好執行而已。」

另外，有些人非常重視「這究竟是什麼」的精準定義，所以習慣說：「好，我們再整理一次，一定要更精準的解釋出這是什麼意思才行。」最後，當然也有些主管會說：「夠了，預算最重要。」

如果是自己重視的部分，他們都會給予非常敏感的反饋，至於其他部分就會大致略過。所以，我曾照著A主管最初教我的做法，來到B主管的小組，卻得到了「這報告根本沒有任何內容」的反饋。

這就是因為，A主管極為重視策略，因此非常注重該如何深入使用各種因素；但是，B主管對策略沒什麼興趣，反而注重細節上的執行。因為他們彼此重視的東西不同，所以常常發生這種情況。

人們通常會認為自己所想的部分比較重要，其他部分便容易忽略；正因為我們是這麼想的，所以在整理內容時，也會以自己重視的東西為主軸。

所以，與聽者在工作上多有默契，似乎也和報告的專業度一樣重要。掌握對方的行事風格和注重的面向，也可說是核心實力之一。自己也能報告得很好？獨自練習報告技巧？用超讚的報告書來擊倒一切？這些都是不像話的命題。我必須再次強調，報告的完成度取決於聽者。

建議報告：公司不是用語言，而是以數字運作的

我們來想想看，建議報告書的核心問題是什麼？其實，答案就是：「真的需要那個建議嗎？」

為了說服對方，讓對方產生「一定要接受這項建議才行」的想法，你必須讓他認知到問題何在。因為，對公司來說：提案（建議）＝執行＝費用。

也就是說，所謂的提案，就代表要投入人力和時間，也就等於要花錢，所以，他們會需要根據來判斷是否值得花這筆錢。

因此，在歸納問題時，不能只是站在自己的立場思考，而是要站在對方的立場上，整理出對方會重視的問題。

舉例來說，如果我是是人事組的主管，最近公司經常加班、員工接二連三的病倒，沒有人是健康的，導致公司士氣低落，然後，老闆要我提出解決這個狀況的建議報告。

那麼，如果只是單純站在自己的立場上，我當然會覺得員工生病很令人不捨，所以提出這樣的建議：

〔自己立場上的問題〕員工生病令人不捨。

〔問題〕員工生病。

〔建議〕公司幫忙管理健康。

這種建議一點影響力都沒有。站在老闆的立場上，當然會覺得：為什麼公司要為他們花那些錢？

所以，我們一起來想想，為什麼員工生病會是公司的問題吧！

這為什麼是公司的問題？

→ 嗯……如果員工生病，醫藥費方面的補助就會增加。

→ 如果要補足請病假的人力，也需要一筆花費。

→ 如果員工因病辭職，就會浪費掉這段期間培養他的費用與時間。

總而言之，員工如果生病，公司需要花很多錢。

從公司的立場來看，這是個可以接受的理由。

同時，我們也必須認知到，由於公司不是用語言，而是以數字運作，因此，我們還要計算出這項建議可以讓公司省下多少醫藥費，至於標題也會因數據而有所改變。

〔修改前〕我的立場：為公司員工的「健康經營」建議。

〔修改後〕公司立場：為減少公司10％醫藥費的「健康經營」建議。

在記錄問題時，也不能從自己的立場寫出「最近有○○％的員工生病」這種句子，而是要站在公司或主管的立場上，寫出他們會在意的事情，像是「最近公司醫藥費增加○○％」。

這麼做，他們才會覺得你提出的問題具有緊急性、必須盡快解決，也會傾向於採納你的建議。

也就是說，建議報告書的核心在於提出對方能夠接受的問題，並提供該問題的解決建議，但你還必須讓對方知道該建議是否為最佳選擇，所以，你要提出比較過後得出的優勢（你看，相較之下這是個不錯的建議吧？）或案例（你看，這個是大家都採用的建議）。

報告3大步驟：說狀況、提要求、給建議

據說，前英國首相溫斯頓．邱吉爾（Winston Churchill）常對他的下屬說：「資料再多，也要整理成一張文件，讓我能一目瞭然。」

這句話該有多令他的部屬感到驚慌？我們該從這堆茫茫的資料大海中，撈出什麼重點才好？要在如此大量的內容中掌握核心，是身處資訊化社會的我們，每天都必須面對的課題。

蒐集這麼多資料，最終其實都是為了做出決策；如果你知道這份報告的目的是什麼，自然就能寫出核心重點。因此，只有在了解「我究竟應該報告什麼」之後，才有辦法刪掉不合適的內容。雖然這世上存在著各式...

在對方分心之前，用一頁報告切入重點

職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

人的專注力有限，只要你的內容不夠吸引對方，他的注意力，很快就會轉移到其他地方，畢竟，手機中的資訊比較有趣、也重要多了，對吧？

只要是與自己無關的東西，大多數人都不感興趣，特別是商務人士與高階主管，每天面對各種繁雜資訊，如果你在報告時，無法立即切入重點、說出對方想聽的話，就無法引起對方的關注，自然也不會想聽你再說下去。

「在對方分心之前，就切入重點。」這是我會對職場工作者，提出的第一項建議。

但是，要如何在最短的時間內，抓住對方的注意力呢？答案就是——寫出一頁報告。只要寫出一頁報告，你就能講完你要講的重點，又讓對方讀得開心。

許多工作者都知道：「只要做出好報告，對方自然就願意聽。」但是，什麼樣的報告，才能被稱為好報告？

容易理解的架構、用目次回答對方的提問，並根據對方重視的方向來撰寫，作者在書中，點明做出好報告的3大關鍵，也給出具體的做法與案例解析，我覺得這就是本書最棒的部分。

但你可能不知道的是，做出好報告是應該的，這只是讓你及格而已，能不能讓對方聽你說完、並點頭認同，才是致勝關鍵。

職場上經驗老到的報告好手，都懂得如何在開場的前3分鐘，就把話說清楚、講明白，成功吸引對方的注意力。而這些報告好手，憑藉的就是一頁報告的功力。

「花了好幾天準備的報告，結果因為這3分鐘而功虧一簣，豈不是很可惜？」

對於閱讀的人來說，一頁報告的目的，在於幫助他們得到「下一步該怎麼做」這個關鍵訊息；所以，我們要做的，就是把這個關鍵訊息，用容易理解、方便記憶的方式，精準的傳達給對方。

看到這裡，你可能會問：那我要怎麼提煉出核心重點？要如何鋪陳架構內容？

別擔心，作者在書中提供3種提問技巧、8種報告結構，讓你掌握每份一頁報告必備的核心重點，以及鋪陳報告內容不能少的技術，用一張紙，就完成主管想看的報告。

「每份報告書的解答，永遠都在對方身上。」我特別喜歡作者最後提到的這句話。

在大部分人因為3C產品、而缺乏專注力的高科技時代，一頁報告無疑是抓住注意力的最強武器。只要掌握一頁報告書的撰寫技巧，你就能順利完成業務，工作變得更輕鬆！

在對方分心之前，用一頁報告切入重點

職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

人的專注力有限，只要你的內容不夠吸引對方，他的注意力，很快就會轉移到其他地方，畢竟，手機中的資訊比較有趣、也重要多了，對吧？

只要是與自己無關的東西，大多數人都不感興趣，特別是商務人士與高階主管，每天面對各種繁雜資訊，如果你在報告時，無法立即切入重點、說出對方想聽的話，就無法引起對方的關注，自然也不會想聽你再說下去。

「在對方分心之前，就切入重點。」這是我會對職場工作者，提出的第一項建議。

但是，要如何在最短的時間內，抓住對方的...

前言

不想被人看輕，一定要學好報告能力

長達幾十頁的報告書，對於寫報告和看報告的人而言，都非常耗費心神，因此，有越來越多的公司都對員工提出這樣的要求：「請把報告書的長度縮減成一頁！」

看報告的人可能會想：「這麼多頁，要什麼時候才看得完？」而寫報告的人則心想：「這麼多頁，要什麼時候才寫得完？」

彼此都為了報告書而感到忿忿不平，於是雙方一起齊心大喊：

「我們濃縮成一頁吧！」

「好啊！」

接著，兩人便坐在書桌前苦惱。

「要怎麼寫？」

「該從哪裡下筆才好？」

這是個令人困擾的問題，我想和大家分享該如何掌握「一頁報告書」中的核心內容、制定架構、撰寫等方法，所以寫下了這本書。

對以下3種人來說，本書非常實用：

1. 首次撰寫一頁報告書。

剛開始什麼都不懂是理所當然的，但是，也不會有人因為你不懂，就主動替你整理出重點並一步步指導你。

對於那些已經會寫一頁報告書的人來說，這件事就像是每個人都應該知道的原則一樣；但對於不會寫的人來說，這是一件必須花上許多時間了解、不懂的話會讓人生非常疲憊的難事。若你在這種時候，有過「要是有人能幫我整理一下就好了……」的想法，那對你來說，這本書是一本非常實用的報告寫作入門書。

2. 忙著研究自己的專業領域，顧不上溝通傳達技巧。

我在課堂上常常見到這種人：比我聰明、讀了更多書，在各自的領域上也有非常出色的專業度，卻因為過度投入於該領域的研究，而沒有機會好好磨練傳達訊息時一定會用到的寫作和架構能力。

對這些人來說，這是一本能幫助他們將深藏於腦中的專業知識，好好傳達出去的摘要入門書。

3. 能跳出來說「就照這樣統一吧！」（決策者、領導人）。

我是A風格、你是B風格、他是C風格……即使報告書的格式、分量、架構風格都有所差異，但怎麼會如此不同？尤其近年來換工作的人變多了，每間公司的報告形式又不同，所以文件格式上的混亂也變得更加嚴重。

如果能有人跳出來歸納格式，表示：「別再這樣下去了，大家就照這個方式統一，把浪費在思考格式的時間，拿去煩惱內容吧！」那做起事來也會方便許多。雖然適應歸納過的格式得花上一段時間，但比起因為沒有統一，反而造成一堆誤會，花上的時間肯定少上許多。

舉例來說，日本豐田汽車公司（Toyata）擁有超過30萬名員工，而他們都以同樣的一頁報告格式撰寫報告書（會依種類不同，稍作變化後再使用）。甚至還有傳聞說，只要在開會時帶上一頁報告書，就能在3秒內做出決策。

當然，3秒可能有點誇張，但這也代表，只寫上核心重點的一頁報告書，有助於在短時間內做出決策。據說，豐田的新進員工都得學會如何撰寫一頁報告書，而且每次升遷，就要再重新學習一次。就這點看來，說豐田員工和一頁報告書已經合為一體，也不為過。

如果有決策者，想要提升整個團隊或公司的效率，這本書將是非常實用的報告入門書，閱讀完之後，你就能高喊：「我們就這樣（根據各種情況）統一吧！」讓部屬不再花費時間，在不必要的事情上。

報告有那麼重要嗎？

工作上最令人感到委屈的事情之一，就是明明你和另一位同事的想法很相似，他卻因為比你更會報告，而得到更高的評價。

所以，偶爾會想說出這種話，貶低對方的能力：「他啊……就只是比較會包裝而已。」

然而，報告其實非常重要，並不是以「會包裝」3個字就可以武斷否定的能力，請看下列3項原因：

1. 語言。

報告等同一間公司的語言。語言有多重要？簡單來說，如果我不會說法語，自然就無法在法國與法國人共事。也就是說，語言不通的人，不管再怎麼優秀，也難以在工作上獲得好評，甚至可能無法順利執行業務。

無論是再怎麼聰明的人，如果無法使用公司語言將自己的想法資料化，或是不具備有效的傳達能力，那麼，他的工作能力自然也會被看輕。如果不想因為被看扁而感到委屈，你一定要學好報告能力。

2. 基礎。

報告能力是執行其他業務的基礎，也就是說，會報告的人，還能拓展其他方面的能力，所以非常重要。所謂報告能力，指的是將想法和資訊與他人共享的能力，因此不僅會影響整體工作上的文件製作，還會延伸到開會、口頭報告、在會議中發言、共用電子信件、交談，甚至是指導部屬的能力。

此外，如果你的報告無法順利傳達訊息，造成的損害通常肯定很嚴重，尤其，隨著職位上升，你的語言也會變得更有重量，所以在傳達、共享與接收資訊等方面肯定要加強訓練。

3. 評價。

報告能力也會影響他人對你的評價。一般來說，在公司會遇到這兩種困擾：

情感上的困擾：「啊，那個人讓我做不下去了。」

工作上的困擾：「啊，這件事讓我做不下去了。」

如果人類是機器，就能明確區分這兩種困擾，但在現實中並非如此，工作上的困擾經常演變成情感上的困擾。也就是說，擅長報告的人，會得到「金主任辦事好俐落，真讓人開心」、「金主任的中間報告做得很好，也很尊重人，他真有禮貌」、「金主任和我好像很談得來」等好評。

然而，若報告不夠明確，就算你只是說話方式不太一樣，也很容易被當成不怎麼樣、話不投機、讓人鬱悶的人。這不是很冤枉嗎？如果報告能力也會決定別人對你的印象，那麼接受這種訓練，對我們而言肯定物超所值。

或許正因為如此，暢銷書作家戴爾．卡內基（Dale Carnegie）才會說：「一個人事業的成功，只有15％取決於專業技能，另外的85％依靠人際關係和處世技巧。」

明明我就只是比較不會表達，卻因此被討厭，還真叫人冤枉。不過，話雖如此，各位不用責怪自己。韓國有句俗話說，這世上最困難的兩件事情，一個是將別人的錢放進我的口袋裡；另一個則是將我的想法放進別人的腦袋裡。

報告這件事，就是將自己腦中的想法放進別人的腦袋裡，所以當然很困難。雖然我們常會有「我再也撐不下去了」的想法，但身為一名上班族，總不可能貿然的說辭職就辭職。那麼，我們就得好好利用時間，想一想該如何將自己腦中的想法轉移到對方的腦海中，並加以練習。這將會成為你減少加班、增強心理健康的方法之一。

雖然報告真的非常重要，但就如我先前提到的那樣，沒有人會教我們該怎麼寫報告─—準確來說，應該是教不了才對。人有百百種，有些人喜歡某種寫法，有些人則討厭那種寫法。

所以，其實這沒有正確答案。我們很難武斷的說：「只要照這樣做就可以了！」

不過，就算沒有正確解答，還是有所謂的「基本功」。我一開始也不知道有這些基本功，只知道盲目的亂寫報告，所以一度感到非常鬱悶。

我還記得當初那股既鬱悶又煩躁的心情，所以我想將這些報告基本功及實用方法，分享給擁有同樣煩惱的讀者──特別是那些覺得寫報告很難、並為此悶悶不樂的人，希望這本書能帶來一些幫助。

我的個性比較好強一點，開口向別人討教，對我來說十分困難，也許正因如此，我非常喜歡撰寫關於職場能力的入門書。

藉由這本書，我想幫助那些像我一樣、難以開口向忙碌前輩討教，或是根本找不到人詢問的讀者。希望這本報告入門書，能為那些正要開始寫報告，卻無人指導、感到茫然的人，帶來一些力量。

前言

不想被人看輕，一定要學好報告能力

長達幾十頁的報告書，對於寫報告和看報告的人而言，都非常耗費心神，因此，有越來越多的公司都對員工提出這樣的要求：「請把報告書的長度縮減成一頁！」

看報告的人可能會想：「這麼多頁，要什麼時候才看得完？」而寫報告的人則心想：「這麼多頁，要什麼時候才寫得完？」

彼此都為了報告書而感到忿忿不平，於是雙方一起齊心大喊：

「我們濃縮成一頁吧！」

「好啊！」

接著，兩人便坐在書桌前苦惱。

「要怎麼寫？」

「該從哪裡下筆才好？」

這是個令人困擾的問題，我想和大家分享該如何掌...

推薦序　在對方分心之前，用一頁報告切入重點／劉奕酉
前言　不想被人看輕，一定要學好報告能力

第一章　報告，不能當成小說寫
1. 掌握四要素，寫出主管要的報告

第二章　當主管這樣問，我該怎麼答
1. 報告3大步驟：說狀況、提要求、給建議
2. 麥肯錫新人必學的結論歸納法
3. 難為情、尷尬的事，怎麼簡單說明？
4. 別當「解釋蟲」：話多但無趣

第三章　八類型報告書，立刻與同事拉開差距
1. 最糟的報告：讓自己看起來很聰明，但對方看不懂
2. 目次怎麼寫？在主管的提問中找答案
3. 可是，我聽不懂主管在問什麼？
4. 報告書架構標準方案，讓你直接套用
5. 檢討報告：附上根據，增加結論可信度
6. 狀況報告：根據情況是否危急，結果大不同
7. 業務改善報告：差異越明確，說服力就越高
8. 建議報告：公司不是用語言，而是以數字運作的
9. 企劃報告：重點只有4個字
10.出差報告：寫成功案例，也要分享失敗
10. 會議報告書：重現會議精華，逐字稿是大忌
11. 結果報告書：只要寫以後你打算怎麼做
12. 統一體例，不要有特殊設計

第四章　文字不能只有簡潔，要有忍不住讀下去的魅力
1. 最實用寫作技巧——條列式
2. 範疇化：依空間、時間、優先順序分類
3. 避免重複和遺漏，分割過於籠統的內容
4. 運用SMART概念，光看標題就讓人點頭
5. 刪除多餘的助詞，只用明確的動詞和名詞
6. 一句客觀事實，勝過一百句主觀話語
7. 插入圖表和數據，用兩份數字幫你說話
8. 可以正式，但不能太過正式
9. 縮寫效率高，但要用對地方
10. 有了一點進度，就先拿給主管看看

後記　沒有完美報告，只有最適報告
致謝

推薦序　在對方分心之前，用一頁報告切入重點／劉奕酉
前言　不想被人看輕，一定要學好報告能力

第一章　報告，不能當成小說寫
1. 掌握四要素，寫出主管要的報告

第二章　當主管這樣問，我該怎麼答
1. 報告3大步驟：說狀況、提要求、給建議
2. 麥肯錫新人必學的結論歸納法
3. 難為情、尷尬的事，怎麼簡單說明？
4. 別當「解釋蟲」：話多但無趣

第三章　八類型報告書，立刻與同事拉開差距
1. 最糟的報告：讓自己看起來很聰明，但對方看不懂
2. 目次怎麼寫？在主管的提問中找答案
3. 可是，我聽不懂主管在問什麼？
4. 報...