名人推薦：臺灣科技大學人文社會學院院長／黃國禎

新聯翔管理顧問股份有限公司執行長／朱兆港

複製、貼上，30分鐘就寫完，馬上和老外做生意

在這個時代，喜歡英文最好，討厭英文就糟糕了，因為英文還是必須學習的重要語言。在臺灣各大公司，例如科技大廠台積電，他們把50％的產品都行銷到北美地區，許多跨國企業與高科技的人才，都有相當的英語文能力素養，而我們都得為邁入下一波全球競爭而努力。

我在臺灣念書時，畢業成績並非十分優秀，當年沒有考上最好的國立大學。打工期間，因升學壓力，某天趁著夜深人靜，拿著一本當年專科學校蔡成立老師編寫的商用英文教科書，坐在電腦桌前，打開Word 檔，一面照著書信範例，一面跟著打字，寫了一封英文詢問信， 就寄到美國去了。

很難想像，拿到郵局後的英文信件，會寄到了距離臺灣12000公里遠的美國大學註冊組，寫信的內容為詢問入學資訊。一封封英文書信往來，開始了我大學及研究所的留學生涯。

身為基督徒的我，相信聖經描述的，耶穌注視著他們說：「在人，這是不可能的；但是在神，凡事都可能（馬太福音19:26）。」往後，不論是申請獎學金、住宿、網路購物，連畢業後求職的第一份工作──擔任面板公司總經理秘書，也是藉著努力和信念，靠英文書信應徵而來。

所以，商用英文書信不僅是求學、生活，更應該是職場上的主流，它並不會因為是用信件寫或E-mail 寫、Line的流行、Memo的便利，或手機、電話的快速而取代之。不論是經理人、採購人員、研發人員、業務人員、秘書人員、人資、社會新鮮人或在校生等，每個人都要學會輕鬆的寫商用英文書信。

特別是現在有些青年人創業，如網路拍賣等，經常要到國外批貨、跟外國人做生意。貿易上的英文交易，都需要具備撰寫英文書信的能力。

於是，在大是文化總經理陳絜吾的構想之下，有機會再開始著筆適合學生，也適合社會新鮮人或職場老手等的商用英文書信自學書。全書主題試著依整體貿易流程為編排章節，讓中英文商用書信範例更簡單易懂，加上內文常用佳句以及單字或關鍵詞句，希望更適合讀者們自學。

在臺灣科技大學教授商用英文書信課程的同時， 我在班上也成立了專題小組，讓幾乎沒有寫過商用英文書信的同學， 嘗試著在課堂中閱讀範例，經過教授書信結構及自行閱讀後，他們能輕鬆的完成主題和一篇英文信。

另外，也訪談幾位目前在社會商業界、學術界頗具成就，受到大眾肯定的人士們，希望能將他們的個人經驗和讀者分享。

在此，我要致上謝意，感激臺灣科技大學人文社會學院院長黃國禎講座教授、臺灣科技大學應用外文系洪紹挺副教授、語言中心黃淑嬌主任及同仁們的指導與協助。也十分感謝新聯翔管理顧問股份有限公司朱兆港首席執行官與產投計畫美語團隊的支持，感謝專家教授們在百忙之中不吝撥出寶貴時間，來和我討論商用英文書信。

感謝專題小組同學（臺灣科技大學）協助整理資料和分享心得：

•材料系四年級范齡云同學：

很開心能參加這次專題，能把上課學的東西應用於生活上，30 分鐘絕對能完成一篇商用信件。信中的英文及文法都是很基礎的，不需要很高的英文程度也能輕鬆完成，我覺得可以讓上班族不用花太多時間構想商用信件，也可以花更多時間在職場上。

•營建系四年級王聖凱同學：

很高興有機會參與專題寫作，我覺得用替換關鍵詞句的寫作方法很棒，以前練習的方法都是直接憑空思考，會較吃力且費時，而且文法上也較常出錯。使用這種方式不但讓寫作更容易，也較省時。

•工管二年級黃怡晶同學：

我有了新的機會嘗試，從閱讀者的角度轉換到寫信者的角度去寫，閱讀範例和佳句，能快速的寫出我自己想要的書信喔！

•電機系二年級林至遠同學：

這次的專題寫作計畫讓我對商用英文書信的整合和應用更上一層樓了！藉由老師提供的範例和常用佳句，也能建立對書信的架構，未來若有機會使用，肯定能更適當並充分利用。

•電子系四年級洪紹唐同學：

在參與專題寫作的過程中，這種替換單詞和運用常用佳句的方式，讓我在文章架構和文法上都沒有遇到太大的障礙。

•管理學士班李韋澔同學：

用這種方式寫商用英文書信，就沒有太大的難度，雖然商業上的交易方式是平常不曾接觸到的，但將來若實際應用，利用範例和佳句肯定可以更有效率和展現專業度。

最後，感謝大是文化出版社、家人、朋友和師長同學們的支持和鼓勵。期望這本書能在職場中帶給大家極高的工作效率，讓大家輕鬆成為商用英文書信達人，在短時間內搞定商用英文書信，搞定生意。

如何寫？關鍵在溝通，而非賣弄

網路的發達，改變了商業環境，其中最大的變化就是交易無國界，也無資源的差異。你可以隨時上網找你想賣的東西，也可以販賣別人想要的東西。因此，越來越多年輕人跑來問我，老師，我在美國網頁上看到一個好炫的產品想引進台灣賣，但我英文不好、不會寫信怎麼辦？

我常說，商用英文不是真正的英文，而是一種溝通工具。寫作時你不該賣弄你的英文能力，而是用對方最容易理解的用字和語彙，在最短的篇幅內傳達你想表達的事。

例如，寫信時，你必須考量對方和你的關係、文化背景、對方公司的專業職務等，來思考信件中使用的文體，也要盡量避免使用過時的片語，注意遣詞用字等等。接著，就讓我們看看寫一封英文信應該注意哪些步驟與環節吧。

首先，落筆前想一下，寫這封信要達成什麼目標？

與對方聯絡、洽談商務時，要先擬定一個清楚的目標（例如是為了報價、詢價或申訴等），釐清寫這封英文信的目的。接著，要規劃一下要花多久時間寫這封信，並想想看要寫什麼樣的內容，以及要寫多少字，最後把你想到的寫進信裡。

第二，這封信你要寫給誰，該用什麼樣的語氣？

當我們寫信向廠商詢問報價或聯絡廠商時，要先了解閱讀信件的人可能會是誰，信中只能寫相關的資訊。

當然，用語也要保持客氣和禮貌。同時也要注意，信中的用語要使用對方適應的風格和筆調（要思考一下對方與你的關係為何），同時最重要的是，先了解對方或對方公司的專業職務，也就是了解對方公司內部、外部的階層。

接著，必須考量對方對信中主題有多麼熟悉（例如想想對方的文化背景、年齡、性別，也要避免信中的用詞帶有性別歧視的意涵）。

第三，選擇正確的語言。

聯絡的內容要言簡意賅，不要過度冗長。信中每一句約15到20個字，每段約7到8行，甚至只有3到5行也無妨。

建議使用簡單的日常英語，避免使用專業行話、縮寫和複雜的短語，同時注意不要重複使用單字和片語。使用片語的時候，也須注意使用正確的片語開頭和結尾。此外，文法、拼字與標點符號的使用，更得多加留意。

最後，評估、修訂和寄出。

當內容準備就緒之後，記得留點時間重新檢視信件格式、語言是否有誤？內文的風格是否恰當？最好可以把信件大聲唸出來，確認一下文字的流暢度。最後確認一下文法、標點符號和拼字有沒有錯誤。

寫作文體分三類，根據對象決定

英文書信共有三種主要的寫作形式，即正式、標準、非正式。

大部分的商用書信使用的是標準形式，然後再根據你的聯絡對象，加入其他兩種形式的元素。

至於哪一種書信寫作的風格最好？其實還是要根據你的聯絡對象來決定。要注意的是，內容可別寫得太正式，也不能寫得太過隨便，必須拿捏恰當，保持你的專業程度。

正式商業書信寫作文體

正式的商業書信寫作文體種類很多，例如法律上的契約必須使用正式的語言，也要避免使用過時的片語。信件內容必須用詳細且縝密的說明，利用客觀且間接委婉的語調，非常有條理的闡述內容。在文法與標點符號的運用上，也必須完美無缺。

標準的商業報告

在標準的商業報告中會使用專業用語，其中再搭配較淺顯易懂的短語，也要注意不可以使用太多的正式語彙。書寫風格上，可以採用稍微個人和直接的風格，內容要有條理，當然在文法與標點符號的運用上也不可以有錯。

非正式的內部電子郵件

至於非正式的內部電子郵件，可以採用非正式的語言，不妨透過會話的形式來表達，內容也可以搭配一些日常用語。在信件的風格上，不妨添加一些個人風格，或許可以比較貼近讀者，詞彙用語的使用上可以不那麼拘謹。基本上，信件內容可以稍微接受不是那麼完美的文法與標點符號運用。

寫作後的檢查表

當你寫完一封英文書信後，可以利用下方的檢查表，檢查一下信件內容是不是都具備了下列的條件：

•目的明確

•良好的內容組織

•專業的格式

•清楚且簡要的語言

•正確的寫作形式

•恰當的陳述和圖表

•已回答信中所有問題

•積極的結尾

•正確的文法

•拼字及標點符號運用是否正確

簡短格式的書信

若是格式比較簡短的書信，須注意信件內容要前後一致，而且這種簡短格式千萬不可以用在正式的書信。想要寫好一封簡短格式的商用英文書信，必須清楚表達你想要傳遞給對方的訊息，並且在主題上，找出能和對方協調的寫作方式和筆調。

注意事項

書信的語言

寫英文書信時，信件的開頭可以運用不同的句型與佳句，句子要有重點、簡潔有力，使用淺顯易懂的詞語。最好可以用關鍵詞句做標語、開始及結束段落。不要使用粗俗的字眼和贅詞，以及不適當的省略字句。標題要確保清楚簡潔。也要謹記不可重複使用字詞或短語，好讓信件的內容更加豐富。

比較容易讓讀者接受的書信

要怎麼讓對方在閱讀你的信件時，可以較輕鬆、沒有壓力呢？以下有幾個小技巧提供給大家參考。

首先，要確認文字之間的行距是一樣大小，而且要保留足夠的空間。信件頁邊留白的部分，不可以少於2.5公分。寫信時也要避免段落冗長，記得利用粗體和底線的大標及小標，標示出重要的地方，這樣可以讓對方更快的抓住重點。

還有，當信件內容使用到數字的時候，要注意格式得前後一致，不可以一下子使用「12345」，一下子使用「一二三四五」，以避免對方閱讀信件時混淆。

語調

在寫英文書信時，不妨問問自己：「我想寫什麼樣的內容？」、「我想藉由這封信達到何種目的？」在寫信時，記得任何時候都要保持有禮且專業。當信中會提到一些負面的內容時，可以在開頭與結尾使用正向的文字包裝負面的內容。

複製、貼上，30分鐘就寫完，馬上和老外做生意

在這個時代，喜歡英文最好，討厭英文就糟糕了，因為英文還是必須學習的重要語言。在臺灣各大公司，例如科技大廠台積電，他們把50％的產品都行銷到北美地區，許多跨國企業與高科技的人才，都有相當的英語文能力素養，而我們都得為邁入下一波全球競爭而努力。

我在臺灣念書時，畢業成績並非十分優秀，當年沒有考上最好的國立大學。打工期間，因升學壓力，某天趁著夜深人靜，拿著一本當年專科學校蔡成立老師編寫的商用英文教科書，坐在電腦桌前，打開Word 檔，一面照著書信範例，一面跟著打字，...

只要套用範例，就能輕鬆寫好英文信

臺灣科技大學人文社會學院院長／黃國禎

在全球高度競爭的21世紀，國際化已經是所有企業在發展過程中必須面對的問題，因此，商用英語寫作也成為現代人必須具備的能力。然而，對於非母語的學生，寫作往往是學習英語的過程中最大的挑戰；對於教師而言，要在短時間內教會學生撰寫英語書信，更是艱鉅的任務。

很高興有機會拜讀林奇臻老師這本《商用英語立可貼》。這本書將我原本認為十分困難的教學目標，用系統化的教學方式解決。林老師藉由各種類型的範例，作為學生的寫作「鷹架」（輔助工具），引導學生們在很短的時間內完成英語商業書信，並且在教學實務中獲得很好的成果。

對於許多想要進入國際化市場的企業來說，這是一本很實用的內部人員訓練教材；對於想要進入跨國企業的年輕學子或想要進修的上班族，這是一本很有價值的自學工具書。相信本書的出版，必能夠嘉惠許多為學習商業英語寫作所苦的學生及職場人員；同時，書中提供的各種範例，更能幫助教師們在英語課堂中強化學習活動的效果。

先讀過寫作技巧，忘記了就隨時查

新聯翔管理顧問股份有限公司執行長／朱兆港

在寫英文電子郵件的時候，我常常因為郵件開頭用語該怎麼寫感到十分苦惱，不知如何下手。問候或回應對方的話，該從那裡開始？該用什麼情境動詞較恰當？如果對方是外國人（肯定絕大部分是），雙方有著不同的文化、不同的習慣、不同的語言特性，用語如果一不留意，就會鑄成大錯，或者鬧出笑話。

奇臻老師在課程上分享的這些英語寫作用語，經過整理後，編纂成這本《商用英語立可貼》，造福眾人、令人佩服。這本商用英語寫作書籍的問世，讓我如獲至寶，建議各位可以先把內容閱讀一遍，試著將自己用得到的內容燒錄在自己的腦海中，永遠不要抹滅。至於，記不起來的，就把它當成工具書，需要時隨時翻閱。這本書一定會成為我的最佳工具夥伴，相信它不僅是我的福音，也會是每一位讀者的最佳良伴。

只要套用範例，就能輕鬆寫好英文信

臺灣科技大學人文社會學院院長／黃國禎

在全球高度競爭的21世紀，國際化已經是所有企業在發展過程中必須面對的問題，因此，商用英語寫作也成為現代人必須具備的能力。然而，對於非母語的學生，寫作往往是學習英語的過程中最大的挑戰；對於教師而言，要在短時間內教會學生撰寫英語書信，更是艱鉅的任務。

很高興有機會拜讀林奇臻老師這本《商用英語立可貼》。這本書將我原本認為十分困難的教學目標，用系統化的教學方式解決。林老師藉由各種類型的範例，作為學生的寫作「鷹架」（輔助工具），引導學生...

推薦序一　只要套用範例，就能輕鬆寫好英文信／黃國禎
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前言　複製、貼上，30分鐘就寫完，馬上和老外做生意

序章　如何寫？關鍵在溝通，而非賣弄
1. 寫作文體分三類，根據對象決定
2. 從架構大綱到三種敘事方法
3. 架構總整理，禮貌別忘記
4. 常用短語及單字，直接套用就對了
5. 國際貿易實務流程，做生意的眉角在這裡

Part 1　招攬交易
1.1 向廠商推銷商品
1.2 索取產品目錄

Part 2 詢價、報價、還價
2.1 向廠商詢價
2.2 例行性報價
2.3 婉拒對方的報價
2.4 重新提出報價

Part 3 簽約成交與履約
3.1 向廠商下訂單
3.2 通知對方確定訂單
3.3 通知對方無法處理訂單
3.4 寄送銷售確認書
3.5 寄送銷售確認書並催促寄回
3.6 修改銷售確認書
3.7 要求售後服務

Part 4 申請開狀與保險
4.1 申請開發信用狀
4.2 詢問貨品的投保費用
4.3詢問保險特別費率
4.4 貨品投保、請對方報價
4.5 請對方寄送投保申請表

Part 5 包裝與出貨
5.1通知貨品包裝出現瑕疵
5.2回應包裝瑕疵問題
5.3 催促對方準時出貨
5.4通知貨品延誤
5.5 通知對方延緩出貨
5.6 通知對方以空運出貨
5.7賣方通知出貨

Part 6 運輸
6.1 詢問貨品運費
6.2 詢問貨櫃服務、請對方報價
6.3貨櫃公司回覆
6.4 通知對方收到貨品
6.5通知客戶發生運輸事故

Part 7 付款
7.1以轉帳付款
7.2 以信用狀付款
7.3 新客戶須先匯貨款
7.4 催促對方開立信用狀

Part 8 申訴與索賠
8.1 提出申訴或索賠
8.2 處理客戶申訴
8.3 同意客戶賠償
8.4 委任仲裁

附錄　快速成交商用英文書信範例
◦推銷信◦詢價信◦報價信◦下訂單◦訂單回覆◦銷售確認信◦包裝◦投保◦保險公司回覆◦催貨信件
◦出貨信件◦訴訟調解電子郵件◦訴訟調解回覆電子郵件◦抱怨信◦回覆抱怨信◦通知支付信用證、匯票◦出貨通知◦恭賀信◦回覆恭賀信件

推薦序一　只要套用範例，就能輕鬆寫好英文信／黃國禎
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前言　複製、貼上，30分鐘就寫完，馬上和老外做生意

序章　如何寫？關鍵在溝通，而非賣弄
1. 寫作文體分三類，根據對象決定
2. 從架構大綱到三種敘事方法
3. 架構總整理，禮貌別忘記
4. 常用短語及單字，直接套用就對了
5. 國際貿易實務流程，做生意的眉角在這裡

Part 1　招攬交易
1.1 向廠商推銷商品
1.2 索取產品目錄

Part 2 詢價、報價、還價
2.1 向廠商詢價
2.2 例行性報價
2.3 婉拒對方的報價
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