作者:別所榮吾
定價:NT$ 300
優惠價:79 折,NT$ 237
優惠截止日:至2025年01月15日
本商品已絕版
恍神、離題、找藉口,開會時間都浪費在這!
「又是他一個人在講」
「今天還有好多工作要做啊~」
「他剛說什麼啊?我忘了……」
改變1萬場會議的簡報專家,
教你避開45種「超時、沒結論」的糟糕會議!
◎上班族最討厭的工作NO.1:開會!
「如果只是要聽這些數據,為什麼不早點寄給大家?」
「能下決定的主管都不在,那今天討論這麼久,有什麼意義嗎?」
「今天明明是要討論A,結果前輩一直在講毫無關連的B……」
「大家都在推拖、找藉口,說穿了就是不想負責、怕麻煩!」
開會,應該是一個集結眾人創意和建議的好機會,一個人思考時,難免會陷入瓶頸,但是讓團隊幫你一起思考,就有機會得到更好的提案,或是激發你從另一個角度去看事情。
但是,現在只要一聽到「要開會」,大部分的人腦中會浮現「完蛋,工作又要delay了!」為什麼會議成為一個浪費時間、又得不到結論的代名詞?
「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」,是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因;另外也常出現「事前不知道開會主題」,到了現場,只好聽要報告的同事花時間解釋資料,大家交換含混不清、來不及思考的意見,最後得到模稜兩可的「嗯…下周再討論詳情」,就這樣散會了。
◎開會的本意:三個臭皮匠,勝過一個諸葛亮
「會議」,是維持一個團隊、一間公司的必要條件,為了共同的目標,透過「開會」檢討達成方法、協調意見時所召開的,與其一個人單打獨鬥,藉由團隊的力量比較能夠全面掌握情報。同時也因為集思廣益,比較容易找出更好的問題解決方法。
◎開會時遇到這些狀況,你該怎麼回應?
【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了?
方法:準備一份30秒看完的簡報。
讓大家更新開會的概念:會議的時間不是要「閱讀資料」,而是「討論」提案的重點以及做出決策。報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。
【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
方法:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
會議上,主持人的工作不只是提醒議程的進行,同時也要讓會議順利進行。當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」
【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事
方法:向大家簡報,一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。有時候討論中會出現新的議題,留待最後會議結束前再決定「是否列入下一次議程」。
【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
方法:邊討論,邊將內容重點寫在白板上
白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上),也別忘了先預告休息完後要討論的提案。
【問題點5】部門間互相推拖卸責
方法:讓大家討論做法,而非藉口
如果是已經決議的方針,主管們要告訴底下的執行者:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」,絕不能讓與會成員認為,「只要說做不到,就可以不用執行會議的決策。」
【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?
方法:把你的問題「放大」成客戶的問題
每個人在工作上都會遇到不同的問題,想讓公司正視這些問題,要用理性的口吻陳述,別讓高層誤以為「這只是基層員工在抱怨」。把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。
◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果
★會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。
★會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限
→開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。
★會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!
*會後要有詳實的會議紀錄,這樣一來,除了能提醒大家本次會議中做出的決策外,就算下次會議的人員變動,也能讓新進成員立刻進入狀況。
◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效
★步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。
★步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。
★步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。
★步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。
★步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。
【本書特色】
★從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。
★作者運用邏輯思考、辯論和簡報技巧,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」話術。
★書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!
★萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!
作者簡介:
【改造1萬場會議的專家】
別所榮吾
▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。
▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。
▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
譯者簡介:
郭欣怡
淡江大學日本研究所碩士,專攻教育學。國立高雄第一科技大學應用日語系、國立台中商專應用外語科畢業。離開對日貿易助理的第一份工作,取得高中、職日語合科教師證之後,不甘心只當一位日文老師,而一頭栽入日文學習書籍寫作的世界。
現任日文翻譯、口譯、日文家教、文化大學推廣部、台北市、新北市各社大、長庚養生文化村日文講師。著作有《快熟五十音》、《快熟基礎日語會話》、《哈燒日語會話》、《NEW日文單字放口袋》、《連日本人都在用的日本語書信大全集》(我識出版社)。《五十音原來如此》、《日文單字簡單到不行》(捷徑文化)、《排行榜旅遊日文常用語》、《排行榜日文常用語》、《排行榜購物日文常用語》(凱信出版)等。
退換貨說明:
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「今天還有好多工作要做啊~」
「他剛說什麼啊?我忘了……」
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教你避開45種「超時、沒結論」的糟糕會議!
◎上班族最討厭的工作NO.1:開會!
「如果只是要聽這些數據,為什麼不早點寄給大家?」
「能下決定的主管都不在,那今天討論這麼久,有什麼意義嗎?」
「今天明明是要討論A,結果前輩一直在講毫無關連的B……」
「大家都在推拖、找藉口,說穿了就是不想負責、怕麻煩!」
開會,應該是一個集結眾人創意和建議的好機會,一個人思考時,難免會陷入瓶頸,但是讓團隊幫你一起思考,就有機會得到更好的提案,或是激發你從另一個角度去看事情。
但是,現在只要一聽到「要開會」,大部分的人腦中會浮現「完蛋,工作又要delay了!」為什麼會議成為一個浪費時間、又得不到結論的代名詞?
「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」,是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因;另外也常出現「事前不知道開會主題」,到了現場,只好聽要報告的同事花時間解釋資料,大家交換含混不清、來不及思考的意見,最後得到模稜兩可的「嗯…下周再討論詳情」,就這樣散會了。
◎開會的本意:三個臭皮匠,勝過一個諸葛亮
「會議」,是維持一個團隊、一間公司的必要條件,為了共同的目標,透過「開會」檢討達成方法、協調意見時所召開的,與其一個人單打獨鬥,藉由團隊的力量比較能夠全面掌握情報。同時也因為集思廣益,比較容易找出更好的問題解決方法。
◎開會時遇到這些狀況,你該怎麼回應?
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方法:準備一份30秒看完的簡報。
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【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
方法:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
會議上,主持人的工作不只是提醒議程的進行,同時也要讓會議順利進行。當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」
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【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
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【問題點5】部門間互相推拖卸責
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如果是已經決議的方針,主管們要告訴底下的執行者:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」,絕不能讓與會成員認為,「只要說做不到,就可以不用執行會議的決策。」
【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?
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每個人在工作上都會遇到不同的問題,想讓公司正視這些問題,要用理性的口吻陳述,別讓高層誤以為「這只是基層員工在抱怨」。把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。
◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果
★會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。
★會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限
→開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。
★會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!
*會後要有詳實的會議紀錄,這樣一來,除了能提醒大家本次會議中做出的決策外,就算下次會議的人員變動,也能讓新進成員立刻進入狀況。
◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效
★步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。
★步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。
★步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。
★步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。
★步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。
【本書特色】
★從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。
★作者運用邏輯思考、辯論和簡報技巧,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」話術。
★書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!
★萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!
作者簡介:
【改造1萬場會議的專家】
別所榮吾
▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。
▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。
▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
譯者簡介:
郭欣怡
淡江大學日本研究所碩士,專攻教育學。國立高雄第一科技大學應用日語系、國立台中商專應用外語科畢業。離開對日貿易助理的第一份工作,取得高中、職日語合科教師證之後,不甘心只當一位日文老師,而一頭栽入日文學習書籍寫作的世界。
現任日文翻譯、口譯、日文家教、文化大學推廣部、台北市、新北市各社大、長庚養生文化村日文講師。著作有《快熟五十音》、《快熟基礎日語會話》、《哈燒日語會話》、《NEW日文單字放口袋》、《連日本人都在用的日本語書信大全集》(我識出版社)。《五十音原來如此》、《日文單字簡單到不行》(捷徑文化)、《排行榜旅遊日文常用語》、《排行榜日文常用語》、《排行榜購物日文常用語》(凱信出版)等。
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