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作者簡介:
羅傑.康納斯(Roger Connors)、湯姆.史密斯(Tom Smith)
領導夥伴 (Partners In Leadership, Inc.)企管顧問公司的共同創辦人。該公司在世界各地提供當責訓練服務超過二十年,是當責領域的佼佼者。他們的七百多個客戶,遍布五十六個國家,每年有數萬名學員接受這一套當責管理方法的訓練。他們的著作還有《勇於負責》(The Oz Principle,中譯本由經濟新潮社出版)和《翡翠城之旅》(Journey to the Emerald City: Achieving a Competitive Edge by Creating a Culture of Accountability),都非常暢銷,受到讀者歡迎。本書網站:http://www.ozprinciple.com/
譯者簡介:
江麗美
國立中山大學外文系畢,美國科羅拉多大學(Colorado University)新聞暨大眾傳播學院碩士。曾任美語中心教師、電視公司與報社記者及編譯等職。譯作包括《勇於負責》《邊際謀殺》《高績效教練》《領導的藝術》《A級人生》等書。
名人推薦:
◎本書榮耀
入選亞馬遜書店2009年最佳書籍之一,榮獲《紐約時報》《華爾街日報》《今日美國》與《出版者周刊》領導類書籍第一名。
◎各界推薦:
☆我教了三十幾年MBA,歷年學生中,大多天資聰穎、口才好、反應快;然而,長期經驗顯示,他們必須同時擁有高度的責任感,最後才能出人頭地。——國立政治大學校聘專任講座教授司徒達賢
☆當責式管理已為現代與未來領導者開啟了一扇大門,提升執行力與領導力以執行任務、交出成果;而不是交出報告、也不是交出理由或藉口。——當責管理顧問公司總經理、暢銷書《當責》與《賦權》作者張文隆
☆本書中以容易了解的圖解模型,加上許多淺顯易懂的企業個案,說明在組織內如何凝聚共識,以及如何管理「尚未達成的期望」。——國立交通大學經營管理研究所教授楊千
☆當責,就是不只做完分內的事,更要得到好的成果、好的績效。方法是每個人都要多做一點、多走一步、多擔一些;不論發生天災地變,也要完成組織交付的任務。——城邦媒體集團首席執行長何飛鵬
☆臺灣要重建政府的責任感,不能有「這問題乃是老問題,前朝也沒有多好」的心態,要把所有的問題都視為「始於我」的問題。只有如此,才有可能改善現況!——文化評論者南方朔
☆本書中說明當責式管理的實務層面,作者引述的英文單字,幾乎都是動詞,而不是名詞。強烈傳達作者們希望帶給讀者的是提升日常行為的實作法,而不只是增加知識而已。——新加坡聯合工程集團機構管理(威務威合)事業處營運長王國隆
☆這絕對是一本「起而行」的書,教導組織有效當責--不會造成反彈。--《與成功有約》作者史蒂芬.柯維(Stephen R. Covey)
言出必行、看見真相、有話直說
★文/何飛鵬
最近,塑化劑汙染食品事件讓臺灣社會隱藏的妖魔紛紛現形,從塑化劑生產源頭,到分銷商,到食品大廠、中廠、小廠,再到賣場、零售商,全部捲入此一風暴。這個危害國民健康的重大毒害,讓人驚呼:「原來,臺灣社會也充斥著黑心廠商!」
令人氣憤的是,這些黑心廠商紛紛用各種理由替自己圓謊,就連向黑心廠商進貨的食品大廠居然也以「受害者」自居。因此,這段時間,臺灣社會充斥著各種的「睜眼瞎話」、各種強辭奪理、各種不成理由的藉口,讓我們嘆為觀止。
看著高呼冤枉的食品大廠老闆急於卸責、大喊無辜的企業廠商只想避責,讓人失望地問:「怎麼搞的?事情怎麼會變成這樣?」
從諉過他人的行為看來,我幾乎可以確定,目前臺灣社會的水準,從個人、企業到政府,距離「當責」(accountability)還有一大段距離。因為,這些人的行為舉止完全沒有「問題『因我而起』,我要擔起一切後果」的想法,而這是「當責」的基本態度。
當責是一九九○年代之後,全球最熱門的企業管理觀念,大多數世界級公司都全力推動。在中國,「當責」譯為「究責」,在香港譯為「問責」,這兩種譯法都有更嚴苛的責任追究味道;臺灣的管理界譯為「當責」,口氣緩和些,也較具有人性,但意義相同。
當責可以分為個人與組織兩個層面來看——當責個人通常顯得比較熱心積極,不論發生天災地變,一定會使命必達、完成組織賦予的任務,交出符合期望的成果。而且,當責個人不只做完分內的事,也會為了得到好的成果、好的績效,主動多做一點、多走一步、多擔一些。
當責個人不僅把事情「有做、做完」,還進一步「做對、做好」。當責個人絕對不問「這個問題我該怪誰?」而是自問:「我怎麼會讓事情變成這樣?」當責個人也不會把「該做的事我都已經做了」當成藉口,而是自問:「我能多做什麼,才能把事情做對又做好、交出符合期望的成果?」
如果一個組織裡沒有當責文化,當責個人很容易顯得形單影隻、孤軍奮鬥。當責組織指的是能夠在制度與文化層面,支援當責個人的組織。不但具有鼓勵當責的文化,也具有維持當責的氛圍。
《從負責到當責》的作者羅傑.康納斯(Roger Connors)與湯姆.史密斯(Tom Smith),是美國知名的當責顧問,擁有超過二十年的經驗。他們認為,當責文化是確保組織能否成功的關鍵要素。
作者指出,當責組織通常具備三項核心價值——貫徹執行(Follow Through),面對現實(Get Real)和勇於發聲(Speak Up)。貫徹執行是指「言出必行」,面對現實則是「看見真相」,勇敢發聲就是「有話直說」;在組織裡隨時強調這三種價值,不僅能讓人當責,也能交出符合期望的成果。
閱讀《從負責到當責》這本書時,也讓我想到自己對於當責個人與當責組織的體會:
當責個人
我可以知道妳的名字嗎?
有一次,從臺北到吉隆坡的飛機上,因為是臨時行程,來不及訂到素食餐,所以在勉強用餐之後,我請來空服員,告訴她後天我會從吉隆坡回臺北,可否請她幫我代訂素食餐。
空服員和善地告訴我,她會轉告地勤人員,請他們處理這件事情。
我有點不放心,再問她一次:「我確定可以在回程吃到素食的機上餐嗎?」
她再一次回答:「我會轉告地勤人員處理。」
我抬頭望著她,以極為誠懇且認真地告訴她:「非常謝謝妳,我可以知道妳的名字嗎?這樣一來,當我回程班機上吃到可口的素食餐時,我才知道要感激誰!」
空服員愣了一下,遲疑地給我看了她的名牌,然後認真地告訴我:「何先生,你放心,我會追蹤這件事,你一定可以在回程班機上享用素食餐。」
接著,她問我要吃那一種素食餐?要東方素、西方素,還是印度素?我因為沒吃過印度素,所以挑了印度素。
果真,在我回臺的班機上,吃到了印度素的機上餐,雖然印度素的口味我吃不慣,但畢竟我如願吃到了素食餐。
我不是個挑剔的人,但是,這個經驗讓我再度親身體驗「個人當責」的意義。很明顯地,空服員第一、二次的回答,她做到了「負責」,對我承諾她會轉告地勤人員,但不能保證地勤作業是否會確實完成,也不需要為最後的結果負責任。
可是,當我以感謝她熱忱而貼心的服務為理由,堅持追問她的名字時,她決定做出「當責」的承諾,為這件事的結果擔負完全的責任,所以給了我一個十分肯定的答覆,讓我對她所屬的航空公司有了更完美的印象。
用餐之後的航程中,這位空服員與我有了更多的互動,也對我有更貼心的照顧,顯然這一段對話,讓她更加倍且仔細地服務我。
企業組織中充滿了類似的情境,當客戶問到了原本不是你所負責的事,你的回答不外以下三種:
一、「這不是我的事,你可以去找某部門的某人處理。」
二、「我會幫你轉達給負責的人員,請他協助你處理。」
三、「你放心!我會轉告相關人員,我會協助你完成這件事!」
第一種回答比較像公務員,用的是鋸箭法(只鋸箭竿不拔箭頭,比喻治標不治本);第二種回答最常見,是受過訓練的負責工作者通常的答案。
可是,第三種回答,就是當責工作者的做法——為了言出必行,他們願意多做一點、多走一段、多擔一些;當他們為交出成果做出承諾時,心裡這麼想:「雖然這件事不歸我負責,但我現在決定『擁有』(own)這件事,這件事就是我的事,我會確保這件事一定可以完成、交出成果!」
當責的工作者除了做自己分內的工作以外,還會為原本不屬於自己責任範圍的事情,額外多做一些,讓所有的客戶感受到員工與公司融為一體,貼心的態度、得體的應對,讓客戶也能得到滿意的服務。
除了親身體驗到這位空服員以言出必行、說到做到的方式,充分展現個人當責之外,我對於當責組織也有些體會,尤其是政府組織。
事實上,不只企業推動當責,就連多國政府也爭相推行:大陸、香港、日本、美國等,只有臺灣政府置身事外。從二○一二年元旦起,臺灣將正式展開規模最大的政府組織改造行動,中央政府的部會將由現有的三十七個單位精簡為二十九個。這對長期效率不彰的臺灣政府,當然是一個值得期待的行動,但是這個以「精簡」、「合併」概念的變革,真的能讓政府提升效率嗎?
當責組織
人人多做一點,為結果承擔全責
衡量一個組織是否有效率、是否能完成工作目標、工作者是否能承擔責任,約略可以分成三種形態:卸責、負責與當責(詳見【附圖】)。
績效不佳、管理不善的公司,通常是卸責組織;稍上軌道的公司,績效尚可,通常是負責的組織;卓越的公司,績效卓著,極可能是當責的公司。
若用前述三分法,觀察臺灣政府當責程度,臺灣政府應是不折不扣的卸責組織,部分好的單位或許勉強符合負責的下限,但大多數的單位與公務員,推諉卸責、找理由、找藉口的失職工作者,這從日常政務推動,經常出現離譜錯誤,抗震救災常錯過時效等經驗來看,臺灣政府大有改進空間。
所以,此次政府要推動組織改造,除了部會整併,更重要的是引進「當責」管理概念、制度,讓每個公務員從工作觀念、態度徹底改變。從當責個人、當責團隊一直到當責組織,才有機會改變政府效能、效率,也才有機會改變人民對政府部門的不良印象。
或許有人會問,臺灣政府如果是一個「卸責」組織,那應該先設法讓其變成「負責」的組織,為何要一步跨越到「當責」,這樣會有效率嗎?
理由很簡單,政府體系的任務與分工明確,如果每個單位、每個公務員都做好分內的事,要達到「負責」的水準並不難,問題是所有的政府單位都「人少事繁」,所以事情做不完、做不好、有錯誤是常態,一旦有錯,也就不好「究責」,大事化小,小事化無,官官相護變成必然。長期下來,政府機關就變成有錯就找理由、找藉口,不用為錯誤與績效不彰負責的「卸責」單位。
臺灣政府不可能有預算,編制更多的人力,做好每一件事(企業界通常也以「五人事、三人做」的人力配置完成任務),所以最好的方法就是徹底改變工作態度,與組織運作邏輯,直接導入「當責」的制度。要求每一個單位、每一個公務員用成績說話,為好的結果、好的績效負責任,而不是「沒功勞也有苦勞」。
如果臺灣政府願意師法企業界,引進「當責」制度,絕對有機會讓臺灣公務員體系的「醬缸」文化撥亂反正,也有可能讓臺灣的公務員找回一些尊嚴。
多年的管理經驗讓我深知當責個人、當責組織的重要性;因此,當我看到《從負責到當責》的兩位作者,細心設計出一套落實當責的管理實務時,讓我如獲至寶。尤其是作者提到「許多偉大的組織都有一個特色,那就是他們善於管理『未達成的期望』」,更讓我心有所感。因為,一個組織如果產生「未達成期望」的成果,輕則延遲交貨、損害商譽,重則造成傷亡、導致慘劇。因此,唯有培養當責個人與建構當責組織,才能有效管理「未達成的期望」,讓人交出符合期望的成果,達成組織的共同目標。
《從負責到當責》書中,有許多自我評量、圖解模型、圖表與案例故事,一邊閱讀、一邊可以學習如何以正面又合理的方式,在組織裡落實言出必行、看見真相、有話直說的當責文化;讓人主動將「當責」設定成自己的核心價值,心甘情願為自己、為別人、也為成果當責。
相信看完本書,你也能成為看見真相、為社會當責的「楊技正」(楊姓技正任職於行政院衛生署食品藥物管理局,塑化劑汙染食品事件由她主動揭發)!
本文作者為城邦媒體集團首席執行長
讓美好的事情發生——當責管理是企業運作的基本功
★文/王國隆
我的專業是服務業,可說是人力密集的行業。員工們多在醫療院所、高科技公司、交通運輸業……等客戶的現場,提供環境管理、倉管物流、收發傳送……等後勤服務。因此,如何讓每一位員工在現場為客戶提供服務時,主動願意把事情做對、做好,這是長久以來,我們積極經營的核心工作。
而今,所有產業都已成為服務業,「人」也變成每家公司最重要的資產。如何讓每一位員工,都能有相同的價值觀,以及主動願意把事情做對、做好的工作態度,相信這是所有企業領導者每日追求的最大期盼。
當我讀過《從負責到當責》這本書之後,發現這個期盼是不僅可以做到,而且,並不困難!只要能讓人發自內心願意主動當責,美好的事情就這樣發生了!而且,要擁有這般美好的當責,不需要驚世駭俗的口號,只需要正面又合理的方法,就能達到全部都來自「務實的基本能力」所產生的巨大實質能量。
我一口氣讀完這本書,內容非常淺顯易懂,讓我產生許多共鳴;不時將書中內容與現實工作中的情境彼此連結、互相印證。同時,我也學習到結構更完整的當責式管理基本原則與實務應用,我覺得獲益匪淺。比方說,書中提到的由「何事—何時法則」(What—When),強化為「為何—何事—何時法則」(Why—What—When)(詳見本書第三章)。只要多一個「說明為什麼這麼做」的步驟,能夠頓時將威權式管理,轉化為取得團隊成員認同與主動願意「多做一點」的當責式管理。
此外,我相當認同作者貫穿全書的重點——啟動「善的循環」,以大家都能做到的方式,讓彼此都能維持在水平線上(詳見第九章【當責管理模型17】),讓自己當責、讓別人當責——這或許就是作者所指的正面又合理的方式(The positive and principled way)。
至於如何啟動「善的循環」,作者在書中不斷闡述「以正面又合理的方式」,激發人們發自內心願意自動自發當責,這也是唯一的方法。而且,當今的時代,威權式管理根本已經行不通,因為,它僅能動得了員工的「手和腳」,讓人把事情有做、做完而已,卻得不到員工的「心靈與頭腦」,也就是讓人主動願意當責,把事情做對、做好。
書中的數據指出,平均而言,美國企業僅有29%員工,在工作中全心投入、充滿活力。換言之,有71%同仁的貢獻度可以再大幅提升。
書中提到正面積極的案例不勝枚舉,以情境與對話說明什麼是當責。比方說,人們並非不想負責任,而是方法與訣竅不一致;或是共同創造擁有感(ownership),而不是停留在追逐者(檢視者)與被追逐者(被檢視者)的關係;以及轉變態度,從事後的負面結果究責或找藉口,轉化為在事前與事情進行中以正向積極的態度當責。
我發現,本書中說明當責式管理的實務層面,作者引述的英文單字,幾乎都是動詞,而不是名詞。強烈傳達作者們希望帶給讀者的是提升日常行為的實作法,而不是只有增加知識!比方說,書中提及「形成期望」的「形成檢查表」,縮寫為動詞的FORM(詳見第二章【當責管理模型8】),是由可建構的(Framable)、可達成的(Obtainable)、可複述的(Repeatable)與可測量的(Measurable)構成。「檢視期望」的「看視模型」縮寫為LOOK(詳見第五章【當責管理模型11】),由傾聽(Listen)、觀察(Observe)、具體化(Objectify)與了解(Know)四個動詞組成。而組織誠信三個核心價值——貫徹執行(follow through)、面對現實(get real)、勇於發聲(speak up)也是動詞(詳見第十章)。
作者在每一個章節提出許多實作法,讓大家都能做到。務求不同工作風格或頭銜職位的讀者,只要按部就班、了解自己,開始練習並持續應用書中的步驟,就能在不知不覺中讓自己當責,也能進一步具備讓人主動願意當責的能力。
以管理流程的角度閱讀本書,整個分析、規畫、執行與控制的循環,很清晰地呈現在本書「外環」及「內環」的結構。只要能讓人願意當責,美好的事情就這樣發生了!想要擁有這個美好的當責,只需要以正面積極、合情合理的方法就能達到——不需要驚世駭俗的口號,而是全都來自於「回歸基本」所產生的巨大實質能量。
在本書每一個章節不斷出現的當責式管理的工具與個案,非常淺顯且有結構,讓我看過了之後躍躍欲試、馬上想用。這些結構化的工具包含——圖解模型(graphic model)、自我評量(self-test)、檢視清單(checklists)、祕技(tips)與實況檢查(reality check)。逐步使用這些工具,就能從自我分析開始,一路邁向團隊成員的當責養成。此外,每個案例的標題與每章最後的歸納整理,如同船錨,隨時讓我可以聚焦,非常實用!
只要你願意開始實踐書中的實作法並且持之以恆,人人發自內心主動負起當責的日子,相信也會很快地來臨!
本文作者為新加坡聯合工程集團機構管理(威務威合)事業處營運長
從負責到當責
★文/張文隆
我很高興為《從負責到當責》繁體中文版寫推薦序,這是一本好書。希望我們可以一起在華人世界裡,為「當責式管理」(Management By Accountability)這個重大管理議題,共襄盛舉、共同努力。
我在美國時,與二位作者羅傑•康納斯(Roger Connors)與湯姆•史密斯(Tom Smith)曾經交談並交換意見,也聽過他們幾次在美國培訓與發展協會(American Society for Training & Development,以下簡稱ASTD)舉辦的講座。
《從負責到當責》原文書出版於二○○九年第三季,當年第二季時,ASTD在美國華府地區召開大會,當時本書尚未出版上市,各方就已大幅報導,讓許多人很期待。出版之後,在美國佳評如潮、暢銷至今,還曾得過幾個獎,可說實至名歸。我希望繁體中文版也能叫好也叫座,讓更多的華人企業與組織機構受益更多。
我認為,二位作者對美國企業與組織機構的貢獻,在於他們把「當責」的意義,由原本消極的「事後追究責任」,提升到積極正面而公開的「事前承擔責任」。
一般來說,在華人世界裡,事後究責總是節外生枝、避重就輕,當事人總能推得一乾二淨;不過,在美國企業裡,通常能找到那位確實難辭其咎的當責者。所以,談起當責,許多人總有負面印象,甚至唯恐避之不及。
二十多年來,二位作者投入當責式管理,鍥而不捨地從觀念、架構、模式,到行為、文化、行動與成果,做出澄清與連結,賦予當責應有的正面意義與重要價值。
在某種意義上,讓我想起來,他們有些像英特爾(Intel)的前執行長(CEO)安迪.葛洛夫(Andy Grove)。葛洛夫把Paranoid(中文常譯為偏執狂)這個詞,由原本帶有負面表述的患得患失、怕東怕西、疑神疑鬼,轉化為正面的領導力——葛洛夫希望領導者能如臨深淵、如履薄冰、戰戰兢兢、戒慎恐懼地經營事業。於是,他的名言:「Only the paranoid survive.」(這句話意譯的真義是:「唯有戒慎恐懼者,才得以倖存。」)成了傳世名言,讓企業人避免驕縱偏激,時時保持警醒。
本書二位作者也有許多至理名言,比方說,他們提倡為了交出成果,每個人應該隨時自問:「我還能多做些甚麼?」(What else can I do?);尤其,重點在於「else」這一字,可謂擲地有聲。本書中,他們還有許多由經驗與智慧所積累的金玉良言,請各位讀者自行從書中深掘。
本書提供管理模式以幫助設定期望,然後讓人們負起當責。第一至五章聚焦在設定期望的四個階段——形成期望、溝通期望、校準期望與檢視期望;第六至十章協助人們管理「未達成的期望」,提供動機、訓練、文化與當責四項解決方案。全書共有20個管理模型、12種自我評量表格,以及無數個實用圖表、祕技、表述,以及提問與比較;更有意義的是,還有將近100則精彩的古今東西故事與企業實際案例。在在切中書中各段議題與時弊,發人省思,也令人難忘。
就二位作者合作出書的歷史來看,《從負責到當責》一書自有其連貫性,它連結過去兩人之前的著作——《勇於負責》(The Oz Principle,中譯本由經濟新潮社出版)談如何重建個人當責,另一本《翡翠城之旅》(暫譯,原書名Journey to the Emerald)談如何創造當責文化。有趣的是,這兩本書的內容都源於一本著名的美國童話故事《綠野仙蹤》(The Wizard of Oz)。讓人看到這本童話書超過百年而不朽的精髓與人性光輝,也鼓勵了企業人勇敢踏上征途,靠著自己主動願意「多做一點、多扛一些、多走一段」的當責心念,才具有能耐、意志與眼界,努力回歸現實、達成願望。此外,本書第十章談到的文化解決方案,在兩位作者二○一一年第一季出版的另一本暢銷書《改變文化、改變賽局》(暫譯,原書名Change the Culture, Change the Game)有更多著墨。所以,他們在當責的思想、概念、行為、行動與文化上連成一氣,嘉惠企業與組織機構,值得推介與讚賞。
我在華人世界推廣當責的觀念研討與實際應用輔導,也有近二十年的經驗;我發現,在經營管理層面,西方的經理人比較重視觀念——觀念對了、通了,各方就會開發許多的應用工具;而東方的經理人則比較偏好直接應用工具,甚至有時還會覺得觀念流於空談。
本書兩位作者的理念與我有頗多相通之處,但在應用上,卻有很大的不同。例如,從負責到當責之後,我開展「從當責到授權」與「從授權到賦權」的輔導實務,釐清也重建了原本撲朔迷離的「角色與責任」世界,以當責式管理減少許多被藝術化的黑箱作業,進而強化圖解與流程的技術化與方法論。
所以,在這裡我也要內舉不避親地毛遂自薦我的兩本著作——《當責》與《賦權》(商周出版),也許正是補上「當責式管理」系列發展中缺失的一環吧?
「當責式管理」已為現代與未來領導者開啟了一扇大門,提升執行力與領導力以執行任務、交出成果——而不是交出報告、也不是交出理由或藉口。當責的大門既開,就請讀者諸君登堂入室、一窺堂奧。
現在,東西方的當責文化與文字在此合璧、一起發功。祝福各位領導者,日知其所無、月無忘其所能,閱讀愉快、應用有成。
(本文作者為當責管理顧問公司總經理、暢銷書《當責》與《賦權》作者)
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☆我教了三十幾年MBA,歷年學生中,大多天資聰穎、口才好、反應快;然而,長期經驗顯示,他們必須同時擁有高度的責任感,最後才能出人頭地。——國立政治大學校聘專任講座教授司徒達賢
☆當責式管理已為現代與未來領導者開啟了一扇大門,提升執行力與領導力以執行任務、交出成果;而不是交出報告、也不是交出理由或藉口。——當責管理顧問公司總經理、暢銷書《當責》與《賦權》作者張文隆
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☆當責,就是不只做完分內的事,更要得到好的成果、好的績效。方法是每個人都要多做一點、多走一步、多擔一些;不論發生天災地變,也要完成組織交付的任務。——城邦媒體集團首席執行長何飛鵬
☆臺灣要重建政府的責任感,不能有「這問題乃是老問題,前朝也沒有多好」的心態,要把所有的問題都視為「始於我」的問題。只有如此,才有可能改善現況!——文化評論者南方朔
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最近,塑化劑汙染食品事件讓臺灣社會隱藏的妖魔紛紛現形,從塑化劑生產源頭,到分銷商,到食品大廠、中廠、小廠,再到賣場、零售商,全部捲入此一風暴。這個危害國民健康的重大毒害,讓人驚呼:「原來,臺灣社會也充斥著黑心廠商!」
令人氣憤的是,這些黑心廠商紛紛用各種理由替自己圓謊,就連向黑心廠商進貨的食品大廠居然也以「受害者」自居。因此,這段時間,臺灣社會充斥著各種的「睜眼瞎話」、各種強辭奪理、各種不成理由的藉口,讓我們嘆為觀止。
看著高呼冤枉的食品大廠老闆急於卸責、大喊無辜的企業廠商只想避責,讓人失望地問:「怎麼搞的?事情怎麼會變成這樣?」
從諉過他人的行為看來,我幾乎可以確定,目前臺灣社會的水準,從個人、企業到政府,距離「當責」(accountability)還有一大段距離。因為,這些人的行為舉止完全沒有「問題『因我而起』,我要擔起一切後果」的想法,而這是「當責」的基本態度。
當責是一九九○年代之後,全球最熱門的企業管理觀念,大多數世界級公司都全力推動。在中國,「當責」譯為「究責」,在香港譯為「問責」,這兩種譯法都有更嚴苛的責任追究味道;臺灣的管理界譯為「當責」,口氣緩和些,也較具有人性,但意義相同。
當責可以分為個人與組織兩個層面來看——當責個人通常顯得比較熱心積極,不論發生天災地變,一定會使命必達、完成組織賦予的任務,交出符合期望的成果。而且,當責個人不只做完分內的事,也會為了得到好的成果、好的績效,主動多做一點、多走一步、多擔一些。
當責個人不僅把事情「有做、做完」,還進一步「做對、做好」。當責個人絕對不問「這個問題我該怪誰?」而是自問:「我怎麼會讓事情變成這樣?」當責個人也不會把「該做的事我都已經做了」當成藉口,而是自問:「我能多做什麼,才能把事情做對又做好、交出符合期望的成果?」
如果一個組織裡沒有當責文化,當責個人很容易顯得形單影隻、孤軍奮鬥。當責組織指的是能夠在制度與文化層面,支援當責個人的組織。不但具有鼓勵當責的文化,也具有維持當責的氛圍。
《從負責到當責》的作者羅傑.康納斯(Roger Connors)與湯姆.史密斯(Tom Smith),是美國知名的當責顧問,擁有超過二十年的經驗。他們認為,當責文化是確保組織能否成功的關鍵要素。
作者指出,當責組織通常具備三項核心價值——貫徹執行(Follow Through),面對現實(Get Real)和勇於發聲(Speak Up)。貫徹執行是指「言出必行」,面對現實則是「看見真相」,勇敢發聲就是「有話直說」;在組織裡隨時強調這三種價值,不僅能讓人當責,也能交出符合期望的成果。
閱讀《從負責到當責》這本書時,也讓我想到自己對於當責個人與當責組織的體會:
當責個人
我可以知道妳的名字嗎?
有一次,從臺北到吉隆坡的飛機上,因為是臨時行程,來不及訂到素食餐,所以在勉強用餐之後,我請來空服員,告訴她後天我會從吉隆坡回臺北,可否請她幫我代訂素食餐。
空服員和善地告訴我,她會轉告地勤人員,請他們處理這件事情。
我有點不放心,再問她一次:「我確定可以在回程吃到素食的機上餐嗎?」
她再一次回答:「我會轉告地勤人員處理。」
我抬頭望著她,以極為誠懇且認真地告訴她:「非常謝謝妳,我可以知道妳的名字嗎?這樣一來,當我回程班機上吃到可口的素食餐時,我才知道要感激誰!」
空服員愣了一下,遲疑地給我看了她的名牌,然後認真地告訴我:「何先生,你放心,我會追蹤這件事,你一定可以在回程班機上享用素食餐。」
接著,她問我要吃那一種素食餐?要東方素、西方素,還是印度素?我因為沒吃過印度素,所以挑了印度素。
果真,在我回臺的班機上,吃到了印度素的機上餐,雖然印度素的口味我吃不慣,但畢竟我如願吃到了素食餐。
我不是個挑剔的人,但是,這個經驗讓我再度親身體驗「個人當責」的意義。很明顯地,空服員第一、二次的回答,她做到了「負責」,對我承諾她會轉告地勤人員,但不能保證地勤作業是否會確實完成,也不需要為最後的結果負責任。
可是,當我以感謝她熱忱而貼心的服務為理由,堅持追問她的名字時,她決定做出「當責」的承諾,為這件事的結果擔負完全的責任,所以給了我一個十分肯定的答覆,讓我對她所屬的航空公司有了更完美的印象。
用餐之後的航程中,這位空服員與我有了更多的互動,也對我有更貼心的照顧,顯然這一段對話,讓她更加倍且仔細地服務我。
企業組織中充滿了類似的情境,當客戶問到了原本不是你所負責的事,你的回答不外以下三種:
一、「這不是我的事,你可以去找某部門的某人處理。」
二、「我會幫你轉達給負責的人員,請他協助你處理。」
三、「你放心!我會轉告相關人員,我會協助你完成這件事!」
第一種回答比較像公務員,用的是鋸箭法(只鋸箭竿不拔箭頭,比喻治標不治本);第二種回答最常見,是受過訓練的負責工作者通常的答案。
可是,第三種回答,就是當責工作者的做法——為了言出必行,他們願意多做一點、多走一段、多擔一些;當他們為交出成果做出承諾時,心裡這麼想:「雖然這件事不歸我負責,但我現在決定『擁有』(own)這件事,這件事就是我的事,我會確保這件事一定可以完成、交出成果!」
當責的工作者除了做自己分內的工作以外,還會為原本不屬於自己責任範圍的事情,額外多做一些,讓所有的客戶感受到員工與公司融為一體,貼心的態度、得體的應對,讓客戶也能得到滿意的服務。
除了親身體驗到這位空服員以言出必行、說到做到的方式,充分展現個人當責之外,我對於當責組織也有些體會,尤其是政府組織。
事實上,不只企業推動當責,就連多國政府也爭相推行:大陸、香港、日本、美國等,只有臺灣政府置身事外。從二○一二年元旦起,臺灣將正式展開規模最大的政府組織改造行動,中央政府的部會將由現有的三十七個單位精簡為二十九個。這對長期效率不彰的臺灣政府,當然是一個值得期待的行動,但是這個以「精簡」、「合併」概念的變革,真的能讓政府提升效率嗎?
當責組織
人人多做一點,為結果承擔全責
衡量一個組織是否有效率、是否能完成工作目標、工作者是否能承擔責任,約略可以分成三種形態:卸責、負責與當責(詳見【附圖】)。
績效不佳、管理不善的公司,通常是卸責組織;稍上軌道的公司,績效尚可,通常是負責的組織;卓越的公司,績效卓著,極可能是當責的公司。
若用前述三分法,觀察臺灣政府當責程度,臺灣政府應是不折不扣的卸責組織,部分好的單位或許勉強符合負責的下限,但大多數的單位與公務員,推諉卸責、找理由、找藉口的失職工作者,這從日常政務推動,經常出現離譜錯誤,抗震救災常錯過時效等經驗來看,臺灣政府大有改進空間。
所以,此次政府要推動組織改造,除了部會整併,更重要的是引進「當責」管理概念、制度,讓每個公務員從工作觀念、態度徹底改變。從當責個人、當責團隊一直到當責組織,才有機會改變政府效能、效率,也才有機會改變人民對政府部門的不良印象。
或許有人會問,臺灣政府如果是一個「卸責」組織,那應該先設法讓其變成「負責」的組織,為何要一步跨越到「當責」,這樣會有效率嗎?
理由很簡單,政府體系的任務與分工明確,如果每個單位、每個公務員都做好分內的事,要達到「負責」的水準並不難,問題是所有的政府單位都「人少事繁」,所以事情做不完、做不好、有錯誤是常態,一旦有錯,也就不好「究責」,大事化小,小事化無,官官相護變成必然。長期下來,政府機關就變成有錯就找理由、找藉口,不用為錯誤與績效不彰負責的「卸責」單位。
臺灣政府不可能有預算,編制更多的人力,做好每一件事(企業界通常也以「五人事、三人做」的人力配置完成任務),所以最好的方法就是徹底改變工作態度,與組織運作邏輯,直接導入「當責」的制度。要求每一個單位、每一個公務員用成績說話,為好的結果、好的績效負責任,而不是「沒功勞也有苦勞」。
如果臺灣政府願意師法企業界,引進「當責」制度,絕對有機會讓臺灣公務員體系的「醬缸」文化撥亂反正,也有可能讓臺灣的公務員找回一些尊嚴。
多年的管理經驗讓我深知當責個人、當責組織的重要性;因此,當我看到《從負責到當責》的兩位作者,細心設計出一套落實當責的管理實務時,讓我如獲至寶。尤其是作者提到「許多偉大的組織都有一個特色,那就是他們善於管理『未達成的期望』」,更讓我心有所感。因為,一個組織如果產生「未達成期望」的成果,輕則延遲交貨、損害商譽,重則造成傷亡、導致慘劇。因此,唯有培養當責個人與建構當責組織,才能有效管理「未達成的期望」,讓人交出符合期望的成果,達成組織的共同目標。
《從負責到當責》書中,有許多自我評量、圖解模型、圖表與案例故事,一邊閱讀、一邊可以學習如何以正面又合理的方式,在組織裡落實言出必行、看見真相、有話直說的當責文化;讓人主動將「當責」設定成自己的核心價值,心甘情願為自己、為別人、也為成果當責。
相信看完本書,你也能成為看見真相、為社會當責的「楊技正」(楊姓技正任職於行政院衛生署食品藥物管理局,塑化劑汙染食品事件由她主動揭發)!
本文作者為城邦媒體集團首席執行長
讓美好的事情發生——當責管理是企業運作的基本功
★文/王國隆
我的專業是服務業,可說是人力密集的行業。員工們多在醫療院所、高科技公司、交通運輸業……等客戶的現場,提供環境管理、倉管物流、收發傳送……等後勤服務。因此,如何讓每一位員工在現場為客戶提供服務時,主動願意把事情做對、做好,這是長久以來,我們積極經營的核心工作。
而今,所有產業都已成為服務業,「人」也變成每家公司最重要的資產。如何讓每一位員工,都能有相同的價值觀,以及主動願意把事情做對、做好的工作態度,相信這是所有企業領導者每日追求的最大期盼。
當我讀過《從負責到當責》這本書之後,發現這個期盼是不僅可以做到,而且,並不困難!只要能讓人發自內心願意主動當責,美好的事情就這樣發生了!而且,要擁有這般美好的當責,不需要驚世駭俗的口號,只需要正面又合理的方法,就能達到全部都來自「務實的基本能力」所產生的巨大實質能量。
我一口氣讀完這本書,內容非常淺顯易懂,讓我產生許多共鳴;不時將書中內容與現實工作中的情境彼此連結、互相印證。同時,我也學習到結構更完整的當責式管理基本原則與實務應用,我覺得獲益匪淺。比方說,書中提到的由「何事—何時法則」(What—When),強化為「為何—何事—何時法則」(Why—What—When)(詳見本書第三章)。只要多一個「說明為什麼這麼做」的步驟,能夠頓時將威權式管理,轉化為取得團隊成員認同與主動願意「多做一點」的當責式管理。
此外,我相當認同作者貫穿全書的重點——啟動「善的循環」,以大家都能做到的方式,讓彼此都能維持在水平線上(詳見第九章【當責管理模型17】),讓自己當責、讓別人當責——這或許就是作者所指的正面又合理的方式(The positive and principled way)。
至於如何啟動「善的循環」,作者在書中不斷闡述「以正面又合理的方式」,激發人們發自內心願意自動自發當責,這也是唯一的方法。而且,當今的時代,威權式管理根本已經行不通,因為,它僅能動得了員工的「手和腳」,讓人把事情有做、做完而已,卻得不到員工的「心靈與頭腦」,也就是讓人主動願意當責,把事情做對、做好。
書中的數據指出,平均而言,美國企業僅有29%員工,在工作中全心投入、充滿活力。換言之,有71%同仁的貢獻度可以再大幅提升。
書中提到正面積極的案例不勝枚舉,以情境與對話說明什麼是當責。比方說,人們並非不想負責任,而是方法與訣竅不一致;或是共同創造擁有感(ownership),而不是停留在追逐者(檢視者)與被追逐者(被檢視者)的關係;以及轉變態度,從事後的負面結果究責或找藉口,轉化為在事前與事情進行中以正向積極的態度當責。
我發現,本書中說明當責式管理的實務層面,作者引述的英文單字,幾乎都是動詞,而不是名詞。強烈傳達作者們希望帶給讀者的是提升日常行為的實作法,而不是只有增加知識!比方說,書中提及「形成期望」的「形成檢查表」,縮寫為動詞的FORM(詳見第二章【當責管理模型8】),是由可建構的(Framable)、可達成的(Obtainable)、可複述的(Repeatable)與可測量的(Measurable)構成。「檢視期望」的「看視模型」縮寫為LOOK(詳見第五章【當責管理模型11】),由傾聽(Listen)、觀察(Observe)、具體化(Objectify)與了解(Know)四個動詞組成。而組織誠信三個核心價值——貫徹執行(follow through)、面對現實(get real)、勇於發聲(speak up)也是動詞(詳見第十章)。
作者在每一個章節提出許多實作法,讓大家都能做到。務求不同工作風格或頭銜職位的讀者,只要按部就班、了解自己,開始練習並持續應用書中的步驟,就能在不知不覺中讓自己當責,也能進一步具備讓人主動願意當責的能力。
以管理流程的角度閱讀本書,整個分析、規畫、執行與控制的循環,很清晰地呈現在本書「外環」及「內環」的結構。只要能讓人願意當責,美好的事情就這樣發生了!想要擁有這個美好的當責,只需要以正面積極、合情合理的方法就能達到——不需要驚世駭俗的口號,而是全都來自於「回歸基本」所產生的巨大實質能量。
在本書每一個章節不斷出現的當責式管理的工具與個案,非常淺顯且有結構,讓我看過了之後躍躍欲試、馬上想用。這些結構化的工具包含——圖解模型(graphic model)、自我評量(self-test)、檢視清單(checklists)、祕技(tips)與實況檢查(reality check)。逐步使用這些工具,就能從自我分析開始,一路邁向團隊成員的當責養成。此外,每個案例的標題與每章最後的歸納整理,如同船錨,隨時讓我可以聚焦,非常實用!
只要你願意開始實踐書中的實作法並且持之以恆,人人發自內心主動負起當責的日子,相信也會很快地來臨!
本文作者為新加坡聯合工程集團機構管理(威務威合)事業處營運長
從負責到當責
★文/張文隆
我很高興為《從負責到當責》繁體中文版寫推薦序,這是一本好書。希望我們可以一起在華人世界裡,為「當責式管理」(Management By Accountability)這個重大管理議題,共襄盛舉、共同努力。
我在美國時,與二位作者羅傑•康納斯(Roger Connors)與湯姆•史密斯(Tom Smith)曾經交談並交換意見,也聽過他們幾次在美國培訓與發展協會(American Society for Training & Development,以下簡稱ASTD)舉辦的講座。
《從負責到當責》原文書出版於二○○九年第三季,當年第二季時,ASTD在美國華府地區召開大會,當時本書尚未出版上市,各方就已大幅報導,讓許多人很期待。出版之後,在美國佳評如潮、暢銷至今,還曾得過幾個獎,可說實至名歸。我希望繁體中文版也能叫好也叫座,讓更多的華人企業與組織機構受益更多。
我認為,二位作者對美國企業與組織機構的貢獻,在於他們把「當責」的意義,由原本消極的「事後追究責任」,提升到積極正面而公開的「事前承擔責任」。
一般來說,在華人世界裡,事後究責總是節外生枝、避重就輕,當事人總能推得一乾二淨;不過,在美國企業裡,通常能找到那位確實難辭其咎的當責者。所以,談起當責,許多人總有負面印象,甚至唯恐避之不及。
二十多年來,二位作者投入當責式管理,鍥而不捨地從觀念、架構、模式,到行為、文化、行動與成果,做出澄清與連結,賦予當責應有的正面意義與重要價值。
在某種意義上,讓我想起來,他們有些像英特爾(Intel)的前執行長(CEO)安迪.葛洛夫(Andy Grove)。葛洛夫把Paranoid(中文常譯為偏執狂)這個詞,由原本帶有負面表述的患得患失、怕東怕西、疑神疑鬼,轉化為正面的領導力——葛洛夫希望領導者能如臨深淵、如履薄冰、戰戰兢兢、戒慎恐懼地經營事業。於是,他的名言:「Only the paranoid survive.」(這句話意譯的真義是:「唯有戒慎恐懼者,才得以倖存。」)成了傳世名言,讓企業人避免驕縱偏激,時時保持警醒。
本書二位作者也有許多至理名言,比方說,他們提倡為了交出成果,每個人應該隨時自問:「我還能多做些甚麼?」(What else can I do?);尤其,重點在於「else」這一字,可謂擲地有聲。本書中,他們還有許多由經驗與智慧所積累的金玉良言,請各位讀者自行從書中深掘。
本書提供管理模式以幫助設定期望,然後讓人們負起當責。第一至五章聚焦在設定期望的四個階段——形成期望、溝通期望、校準期望與檢視期望;第六至十章協助人們管理「未達成的期望」,提供動機、訓練、文化與當責四項解決方案。全書共有20個管理模型、12種自我評量表格,以及無數個實用圖表、祕技、表述,以及提問與比較;更有意義的是,還有將近100則精彩的古今東西故事與企業實際案例。在在切中書中各段議題與時弊,發人省思,也令人難忘。
就二位作者合作出書的歷史來看,《從負責到當責》一書自有其連貫性,它連結過去兩人之前的著作——《勇於負責》(The Oz Principle,中譯本由經濟新潮社出版)談如何重建個人當責,另一本《翡翠城之旅》(暫譯,原書名Journey to the Emerald)談如何創造當責文化。有趣的是,這兩本書的內容都源於一本著名的美國童話故事《綠野仙蹤》(The Wizard of Oz)。讓人看到這本童話書超過百年而不朽的精髓與人性光輝,也鼓勵了企業人勇敢踏上征途,靠著自己主動願意「多做一點、多扛一些、多走一段」的當責心念,才具有能耐、意志與眼界,努力回歸現實、達成願望。此外,本書第十章談到的文化解決方案,在兩位作者二○一一年第一季出版的另一本暢銷書《改變文化、改變賽局》(暫譯,原書名Change the Culture, Change the Game)有更多著墨。所以,他們在當責的思想、概念、行為、行動與文化上連成一氣,嘉惠企業與組織機構,值得推介與讚賞。
我在華人世界推廣當責的觀念研討與實際應用輔導,也有近二十年的經驗;我發現,在經營管理層面,西方的經理人比較重視觀念——觀念對了、通了,各方就會開發許多的應用工具;而東方的經理人則比較偏好直接應用工具,甚至有時還會覺得觀念流於空談。
本書兩位作者的理念與我有頗多相通之處,但在應用上,卻有很大的不同。例如,從負責到當責之後,我開展「從當責到授權」與「從授權到賦權」的輔導實務,釐清也重建了原本撲朔迷離的「角色與責任」世界,以當責式管理減少許多被藝術化的黑箱作業,進而強化圖解與流程的技術化與方法論。
所以,在這裡我也要內舉不避親地毛遂自薦我的兩本著作——《當責》與《賦權》(商周出版),也許正是補上「當責式管理」系列發展中缺失的一環吧?
「當責式管理」已為現代與未來領導者開啟了一扇大門,提升執行力與領導力以執行任務、交出成果——而不是交出報告、也不是交出理由或藉口。當責的大門既開,就請讀者諸君登堂入室、一窺堂奧。
現在,東西方的當責文化與文字在此合璧、一起發功。祝福各位領導者,日知其所無、月無忘其所能,閱讀愉快、應用有成。
(本文作者為當責管理顧問公司總經理、暢銷書《當責》與《賦權》作者)
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