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二手徵求有驚喜
第5章 大型活動的協調
本章導讀
本章主要闡述大型活動協調的基礎、內容、流程和方法。協調是大型活動專案得以成功組織實施的基本保障。透過本章學習，應了解大型活動協調的必要性和基本條件，明確大型活動協調的對象和一般程序，掌握大型活動時間和空間協調的具體方法與特點。
第一節 大型活動協調的基礎
大型活動的協調旨在平衡內外部的各種關係，使大型活動各項組織工作協調一致，保證大型活動順利進行並取得成功。
一、大型活動協調的必要性
大型活動的舉行與經營涉及多個部門和行業，專業化程度越來越高，分工越來越細，每項工作都需要眾多人員和眾多程序的協同合作才能完成。大型活動企業為綜合性企業，各個部門相互制約、相互依賴。大型活動服務既要面對賓客，又要面對外界組織。因此，必須發揮管理的協調職能，才能在業務、部門、對客、對外等各個方面協同合作，達到舉行與經營大型活動所必須的平衡關係。
二、大型活動協調的條件
（一）資訊溝通
資訊溝通是發揮管理協調職能的前提條件，沒有資訊溝通，就無法了解活動的真實情況，也就無法進行針對性協調。良好的協調，是大型活動各方參與者之間高效且持續不斷溝通的結果。因此，大型活動管理者必須在整個管理過程中確保所有參與者及時掌握所需資訊、彼此密切聯絡。以下是提高溝通效率的5種基本方法：
1.建立溝通監控機制，確定參與各方發出和接受資訊的最佳管道；
2.避免使用可能受到噪音、視覺等各種干擾的溝通方式；
3.對所有書面溝通文件要求接受方簽收回覆，以確認接受方收到並正確理解資訊內容；
4.使用YouTube、Tik Tok等非傳統溝通方式，以便更好地儲存資訊，增強資訊感染力；
5.對更改指令的資訊，必須採取書面溝通方式。對涉及增加、減少、替換服務或產品的更改指令的資訊，必須要求相關客戶和其他責任人書面簽收。
（二）整體利益
大型活動組織委員會由各方代表組成，這些成員有可能把個人的觀點、偏見、利益融入大型活動企劃中。因此，大型活動管理者有責任說服有關成員放棄個體利益來保全大型活動的整體利益，只有透過委員會的一致共同努力才能達到大型活動的最終目的。
大型活動管理者可以親自進行團隊訓練，也可以聘請專家來幫助進行團隊訓練。比如：在大型活動的籌備過程中，舉辦一系列由大型活動參與各方參加的非正式社交活動，讓參與者互相了解，增進友誼。在此過程中，管理者應透過細緻的觀察，發現誰能適應團隊合作，而誰不適應團隊合作，需要管理者進行針對性說服工作。
（三）可依賴性
大型活動的主要特點之一是依賴於大量義工的參與。而義工由於其辛苦的奉獻得不到應有的回報，往往感覺自己並沒有義務準時按約定的時間履行自己職位，甚至不一定必須到場。許多大型活動管理者對此傷透腦筋，不得不安排多出需求量的25%～50%的義工，以確保大型活動不因部分義工的遲到或缺席而受到影響。雪梨奧運會組委會採用了一套新穎別緻的護照制度，來加強對6萬名2000年奧運會義工的協調管理。每個義工都發給一本個人護照，以便在其參加每項義工工作時蓋章，當其個人護照蓋滿章後，便可以參加組委會為義工舉行的抽獎活動，得到物質上的獎勵。
在大型活動管理中，準時意味著「提前」。大型活動在舉辦之前、之中、之後存在大量難以預料的變數，這就要求活動舉辦方和義工提前到達活動現場，從而在參加活動的賓客或活動贊助商抵達之前發現潛在的問題並加以解決。
增強義工可依賴性最簡便易行的方法，就是招募可依賴的志願人員。應建立每個義工準時出勤情況和出勤率的紀錄檔案，從而根據紀錄檔案選擇未來的志願人員。在義工招募或面試過程中，要仔細檢查每位應募人員的個人資料和履歷表，確保其良好的守時習慣和可依賴性有助於大型活動的順利進行。在招聘大型活動協調員時，那些傾向於在活動開始之前半個小時甚至一個小時到場的求職人員才有資格獲得這些職位。因為協調員往往需要半個小時以上的時間與會場停車場、保全部、工程部進行協調，才能保證與會者按時進入各種設備齊全並準備就緒的活動場所。
（四）信任
大型活動的管理者必須贏得活動參與者的普遍信任，才能透過有效的協調手段調動活動參與者的積極性，並依靠參與者的共同努力圓滿完成大型活動的籌備工作。活動參與者一般不是盲目地信任管理者，而是根據自己理智的判斷來決定什麼時候和在多大程度上信任管理者。管理者在大型活動籌備過程中所表現的一貫的正確行為和公正決策，是其贏得信任的關鍵。管理者的行為和決策一旦表現為前後不一、游移不定、脫離實際或失之公允，那麼他本人也就失去了可以信任的基本成分。管理者必須透過自己的不懈努力才能獲得活動參與者的信任並使這種信任得以維持。
（五）合作
大型活動有效協調的另一個重要基礎是促成活動參與各方的密切合作。由於活動參與者在個性、專業、經歷、文化背景等方面存在巨大差異，所以創造一個能夠使眾多參與者密切合作的氛圍是一項艱巨的任務。營造合作氛圍的關鍵在於闡明舉辦大型活動的目的，只有在明確的目的指導下，活動參與者才能共同合作，最終滿足大型活動委託方和賓客的需求。
第二節 大型活動協調的對象與程序
一、大型活動協調的對象
大型活動協調的對象分為客體對象和主體對象兩種。客體對象包括人力、時間、資金、技術和活動場館。與此相對應，主體對象包括：與人力資源相關的地方旅遊局、旅遊協會、旅遊管理公司、旅遊風景區管理公司、學校、公關公司和廣告公司等；與時間管理相關的日程安排軟體公司、組委會及各專門委員會、活動參與者與參加者；與資金相關的投資商、贊助商和捐助者；與技術相關的網路公司和電腦軟硬體公司；與場館相關的旅遊風景區、飯店、餐館、餐飲供應商、會展公司和旅遊局等。
有分工就需要協調，組織結構的實質就是分工與協調的總和。分工是為了提高效率，形成局部優化，協調的意義則在於使組織中全部活動和努力，在組織的投入和產出過程中，步調一致地達到整體目標，形成整體優化。協調一方面以科學的組織結構為基礎，因為組織結構是組織目標、組織權力路線、職責關係、資訊傳遞管道的框架，而組織協調的綜合成果正是由這些結合而成的。另一方面，協調又受組織行為活動過程的影響，領導的有效性、組織成員認同的一致性、良好的人際關係、高昂的士氣等是組織協調的基本保證。從這個意義上講，協調表現的是組織之間、部門之間的協調，實際上都是人際關係的協調。因此，組織協調不僅要注意硬體——結構上的協調，還要注意軟體——人際關係的協調。
基於以上認知，組織經營管理首先應以結構、制度、程序作保證，力求形成人人有分工，事事有人管，職責職權既不重複又無缺口的分工協調局面。對此，我們可以採用以下超越部門分工的「中心」機制進行協調，即以「顧客為中心」協調、以「行政權力為中心」協調和以「特別任務機構為中心」協調。此外，我們還可以利用非正式群體的感情因素為組織的協調服務。
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