「冗長的一次」不如分「簡短的十次」迅速進行

遇到主管交辦工作或交易對象委託案件時，我們都希望能「一次搞定」。然而，當對方愈是自己不知如何相處的對象，愈容易被對方打回票，用「和我要求的內容不一樣」「數據分析得太隨便」「怎麼連最基本的都沒做到」等等理由要求我們重做。

被要求重做，會讓我們的效率和工作動力瞬間跌到谷底。

到底，該怎麼做才好呢？

說出來其實很簡單。只要增加確認、檢查的次數就好了。

對方愈是自己不善於相處的對象時，愈容易讓我們產生逃避心態，想說是不是能「儘量少跟對方說話」或「希望事前的討論可以一次就好」。然而，如果只開了一次冗長的會議，最後才被打回票的話，所有的時間、精力都會白費。不如多討論幾次，並將每次討論的時間縮短，也就是進行多次簡短的討論。

說得再簡單一點就是，別用一小時的會議定生死，改成十次五到六分鐘的短時間討論。但這時，大家可能也會有個疑慮︱增加確認次數，不會讓對方覺得「這個之前不是說過了嗎？到底還要說幾次才會懂！」而被對方貼上「辦事不牢」的標籤。

「短時間會議」的驚人效果

這一點請大家儘管放心。所有的主管或是交易對象都一樣，他們也會擔心自己不能得到對方的重視，若能得到對方的再三確認時，反而會感到開心。

‧希望對方能讓我掌握進度、讓我放心。

‧希望對方能尊重我，把我說的話聽進去。

不只被裁員的職場人士，就連未來可能升為幹部的優秀人才，都會對部屬及交易對象，抱有這兩種想法。

無論對方是不是你善於相處的人，只要你對他保持距離或疏於報告，就會令他們心生疑慮，懷疑自己是不是沒被人放在眼裡。這種疑慮一旦萌芽，就很可能會逐漸被怪罪的情緒取代，進而認為你「辦事不牢」，這是相當危險的一件事。

再小的事都會主動報告、從不疏於確認的人，反而會讓對方覺得「這個人很重視我」，進而提高信任感，因此只要能做到這一點，就贏在起跑點上了。至於，簡短的會議，其實應該不需要到十次這麼多，這樣一來，整體的討論時間不只減少，對方還會想說：「這人都會立刻向我確認，真是值得信賴。」對你的評價也會提升。

我到目前為止，已經幫助過超過六百家公司進行工作改革，而我帶領這些公司做的第一件事，就是提升內部溝通的效率，包括開會討論、「報告、聯絡、商量」（即「菠菜法則」，指上下級間經常性的報告、聯絡和商量）等等。因為這麼做，能將工作效率的提升可視化，進而得到實質上的成果。

當然，如何和對方開口要求來個短時間會議也是有訣竅的。

如果你用「我是按照您的指示做的……」當開場，後續卻發現內容有問題的話，不免會給人就是源頭（對方）出錯的印象，對你一點好處也沒有。建議這時候應該這樣說「我想確認一下……」即使在過程中發現有互相誤解的內容，也不會演變成是誰的錯。因為現在只是在「確認」而已，發現錯誤的話，那就趕緊修正。

一旦演變成要去追究是誰的過失的話，很有可能會陷入雙方各執一詞的爭論，既浪費時間，又會削弱士氣。但若只是「確認」的話，就能專注在工作內容上，會議過程也會變得有效率。

確認的時候，只要發現有地方需要釐清重點，討論便要就此打住。小心累積太多需要釐清的重點，會讓前面做的事都變成白工。要是被對方貼上了「明明知道有問題，還一直浪費時間在上面」的無能標籤，那就得不償失了。站在對方的角度來看，如果一次有太多個待確認事項的話，也會讓他們疲於應付。建議，待確認的重點最多請以三項為限。

直接講事實、觀察、因應之道，比事事報告好

事事向主管「報告、聯絡、商量」，得到具體的指示再行動，確實可以降低做白工的機率。然而，你是否也曾有過這樣的經驗：明明是照主管的指示來做，卻讓對方的窗口不高興，結果反倒丟了一筆生意。明明都有落實「報告、聯絡、商量」，卻被主管指責說「你都沒有隨時回報！」假設現在有個狀況︱有家競爭公司，向你們公司已累積長久合作默契的交易對象，提出了更便宜的報價。

主管：「那我們就再提個報價吧，不要讓對方覺得我們的價格都比別人高。」

部屬：「我提出比競爭公司便宜的報價了。」

結果反倒讓交易對象覺得「原來你們之前都在敲我們竹槓啊！」於是你們失去了對方的信賴，再也接不到這張訂單……遇到這種狀況，要用的就不是「報告、聯絡、商量」，而是「天空→下雨→傘」。這是麥肯錫日本分公司所創的思維架構，任何人都能簡單上手。

請記住這個口訣：「天空陰陰的（事實），可能會下雨（觀察），出門帶把傘（因應之道）。」傳達事實時（天空），也要一併說出「可能會發生什麼事？」（下雨），「因此要採取何種策略或行動？」（雨傘），三者缺一不可。

這麼一來，才不會產生認知上的誤差，主管才能做出正確的判斷。

軟銀（SoftBank）的孫正義、麥肯錫的大前研一都曾說過，經營者在做重要決策時，「事實」「觀察」「因應之道」三者必須成套進行。

重點在於如何導出「雨」

在「天空→下雨→傘」中，最重要的部分，是如何解讀、觀察事實，也就是「下雨」這部分。

雨的部分，在雙方的對話中很常被省略，因此這部分可由我方提出，以確認雙方的理解無誤，因為解讀方法不止一種。一件事實有多少種解讀方式，就會產生多少假設，也就會形成多少種的「雨」。我們可以用前述的例子，來試想會有哪些「雨」。

① 「對方似乎比較想要不易損壞，而且能穩定使用的商品。」

② 「為了降低成本，所以選擇報價較低的公司。」

根據雨的不同，因應之道也會不一樣。假設是①的狀況，可以這麼說：「敝公司的商品，品質好，耗損率低。若以使用十年來計算的話，在整體成本上，比競爭公司更划算。」

若是②的話，可祭出的因應方法則為「讓對方採購低價產品，並調整維修成本，以回收利潤」。

要讓「天空→下雨→傘」的思考變成習慣，其實很簡單。在向主管報告的時候，提醒自己「傳達完天空的情況，接著可能會下雨，記得要帶傘」，讓自己按部就班地說明即可，這樣就能養成報告的習慣。

只不過，有一點需要特別留意：觀察可分為兩種，一種是探究「課題或原因」，另一種是「預測未來走向」。亞洲人大多比較擅長思考如何改善，所以在想下雨時，往往會忍不住去找原因。即使對原因的觀察是對的，只要對「結果可能會怎樣」的未來預測不同，因應之道就會不同。亞洲人往往會如圖3所示，一味對天空（顧客不上門）探究原因，找出「顧客不知道這間店」「菜色不美味」等等因素。

養成「可能發生什麼事？」的思考

想要避免老是去找過去的原因，養成觀察未來的習慣，其實很簡單。只要用「可能發生什麼事」來自問自答就可以了。當我們問自己這個問題時，大腦自然會切換思考方式。

「天空→下雨→傘」的思考方式，不僅可用在主管下達指示的時候，也可以用在其他各樣情況下，包括業務執行者想要提出建議、會議中彼此意見不合，或是主管也想不出對策等等情境。各位不妨將這招學起來，隨時加以運用。

「冗長的一次」不如分「簡短的十次」迅速進行

遇到主管交辦工作或交易對象委託案件時，我們都希望能「一次搞定」。然而，當對方愈是自己不知如何相處的對象，愈容易被對方打回票，用「和我要求的內容不一樣」「數據分析得太隨便」「怎麼連最基本的都沒做到」等等理由要求我們重做。

被要求重做，會讓我們的效率和工作動力瞬間跌到谷底。

到底，該怎麼做才好呢？

說出來其實很簡單。只要增加確認、檢查的次數就好了。

對方愈是自己不善於相處的對象時，愈容易讓我們產生逃避心態，想說是不是能「儘量少跟對方說話」或「希望事前的討論...

被淘汰的五萬人和受拔擢的六千人，

兩者到底「差」在哪呢？

二十四年來，我曾在PwC、美世（Mercer）、埃森哲（Accenture）等跨國外商管理顧問公司工作，為協助其他公司的國際化經營、企業併購或組織重整，而進行人事制度的改革與人才的開發。至今經手過的公司不下六百家。

長久以來，我自始至終在做的，其實就是「人才鑑別」這件事。我的工作大致可區分成兩大塊：淘汰與拔擢。累計下來，我裁撤過超過五萬名員工，拔擢過六千名以上優秀的領導者與幹部。

現在這個時代，吃苦耐勞、認真刻苦的人，雖然能得到「好人」的美名，卻不見得會得到工作上的肯定，也無法升上管理職位。他們不是工作到賠上健康，就是永遠當個被人頤指氣使的小職員。

各位可能也隱約察覺到這個現象了。

那些真正表現出色的人，都不是皺著眉頭、賣命工作的人，而是一臉悠哉、咻咻咻地完成工作的人。

我們直接說結論吧。

你「不需要」努力工作。反倒是輕鬆、快速、抓重點地工作，才能展現成果，進而讓人生擁有更多的選項。

這個祕密只有極少數的優秀人士知道。因為這些菁英守口如瓶，所以這個祕密一直不為大眾所知。 他們並非「有能力」或「特別會做事」，所以有出色的表現；而是因為「懂得抓重點、快速地工作」，所以才能提升個人能力，掌握機會。

我親身走訪、實地協助過的日本國內外超過六百家公司，沒有一家公司不是如此。

即使只快一秒，也是提早完成

不過，有個容易被人曲解的地方，要澄清一下。「輕鬆」不是指「偷工減料」或「避重就輕、打馬虎眼」，而是掌握「施力點」和「減力點」，減少無謂的努力、做白工。

能否對這件事有認知，並且在平日的工作中徹底實踐，就是被淘汰的五萬人和受到提拔，得以繼續表現的六千人之間的最大「差異」所在。

我在書中，將「輕鬆又快速」定義為，掌握「施力點」和「減力點」，讓工作高速進行的做事方法。

什麼是「輕鬆又快速」？

「輕鬆」是指，抓到事情重點，掌握「施力點」和「減力點」，減少做無謂的白工。

「快速」是指，儘早完成工作。講得再簡單直白點，那就是捨棄該捨棄的，努力該努力的。

是你的問題？還是「他」的問題？

各位是否也曾看過以下的狀況？

狀況1

「經理，我按照您的指示完成了。這樣是否就可以了？」

「怎麼沒有○○呢？這不是最基本的嗎？拿回去重做。」

「（上次會議不是已經決定不需要○○了嗎……）是，我再全部重做一遍（今天會不會又得熬夜不能睡覺了）。」

隔天──

「（我已經把所有數據都找出來，放在資料裡了。這麼無懈可擊，這次可沒理由讓你挑剔了吧！）經理，會議資料完成了。這次一定沒有問題。」

「搞什麼啊？你給這麼一大疊資料，是要幹麼用的？出席會議的人可不是閒閒沒事做耶。他們哪有時間讀這堆資料？把重點整理成三張就夠了。其他九成的內容都是多餘的。不要把時間花在這種事情上，做事要有效率一點行不行！」

「（這是我好不容易熬夜完成的資料耶……）是，以後我會注意。」

狀況2

「阿星，有個急件要拜託你，這個資料能不能在星期一一早趕出來給我？」

「（現在是星期五的下午四點耶……）沒問題。」

「謝謝，阿星做起事就是快，真是太可靠了。」

三十分鐘後──

「阿星，不好意思，這個能不能在今天給我啊。急著要。」

「（再過三十分鐘就是下班時間了，現在才給，也太趕了吧……）經理，沒問題。」

「謝謝，有做事像你這麼快的人真是太好了。交給你囉！」

又過了三十分鐘──

「阿星，不好意思，星期一例會需要的數據分析，你能不能替我做一下？」

「（什麼？你是我主管耶，這種要求是要我怎麼拒絕？）好，沒問題。」

「那就交給你了！」

「（但，今天是我女兒生日耶。看來我得加班趕末班車回家了……）」

認真、努力，不等於績效較

你的身邊是否也發生過類似的事情？

就算加快了個人的工作速度，也無法提高整體效率。因為效率並非只靠自己的工作速度決定，更取決於與主管、相關部門、交易對象等其他人之間的來往情形。

設定電腦的快速鍵、註冊新詞加快打字速度，每天早早起床出門，趁著交通尖峰前趕進公司，一接到指示就毫不猶豫地馬上行動，甚至是善用方格筆記本、時間管理工具……

就算在這些地方下足工夫，如果一直被要求重做，或是主管、公司同事交代不清的話，一切也是毫無意義可言。若想讓工作提早完成的話，就必須排除掉所有白費力氣、不會有成果的虛工。

職場上，無謂的努力可以分成以下五種：

1努力賣命做，卻不停被要求重來

2凡事全力以赴，把自己搞得精疲力盡

3過度有責任感，獨自擔負太多工作

4花費太多精力事前討論，還沒開始就累了

5依照上司的指示做事，卻得不到成效

只要善用本書，就能為自己排除掉得不到成果的無謂努力。在工作方式上稍微轉個彎，不僅能讓你做起事來輕鬆又快速，還能一併提升周遭人的效率。本書收錄了各種「能立刻實踐在實際工作上，又能做出成果的實務技巧」，讓你能輕鬆而快速地完成每一件事。

做事的時候老是用力過頭，讓自己過分緊繃的話，就會失去從容，而無法享受工作的樂趣。有很多書都是在教導讀者「如何施力」，但幾乎沒有一本書在告訴讀者「如何減力」。本書內容所採取的架構，可以供讀者從一開始，或從有興趣的部分開始讀起。

讀完本書後，請立刻實踐讓你覺得「看起來很有用」的做法。我保證你一定能因此而得到出眾的成果、自由的時間、多樣化的人生選項。

被淘汰的五萬人和受拔擢的六千人，

兩者到底「差」在哪呢？

二十四年來，我曾在PwC、美世（Mercer）、埃森哲（Accenture）等跨國外商管理顧問公司工作，為協助其他公司的國際化經營、企業併購或組織重整，而進行人事制度的改革與人才的開發。至今經手過的公司不下六百家。

長久以來，我自始至終在做的，其實就是「人才鑑別」這件事。我的工作大致可區分成兩大塊：淘汰與拔擢。累計下來，我裁撤過超過五萬名員工，拔擢過六千名以上優秀的領導者與幹部。

現在這個時代，吃苦耐勞、認真刻苦的人，雖然能得到「好人」的美名，卻不見得會得...

CHAPTER1 一次「到位」
01「冗長的一次」，不如分「簡短十次」迅速進行
02與其以一百分為目標，不如先給「六十分成品」讓對方挑錯
03有邏輯地說明，不如直接問「在意的重點」
04直接講事實、觀察、因應之道，比事事報告好
05與其細思慢想，不如逐字逐句確認
06比起自己的價值觀，公司的價值觀更重要
07與其理性分析，不如逆向思考
08 PowerPoint不是寫文章，從「副標題」切入重點
09開會•提案•演講時，打動人心的PowerPoint技巧
10奪人眼球的PowerPoint，配色與字型選擇是基本
11兩步驟快速確認Excel數據！
12用「11╳18」的計算機，確認Excel
13用眼睛看文字，不如念出聲音來

CHAPTER2 「明快」做決定
14放棄「想做的工作」，專注在「有成果的工作」上
15比起「緊急度」，要以「有成果」的工作’為優先
16避免參加超過六十分鐘的會議，另排重要行程大方離場
17與其詢問成功的訣竅，不如找出「不同一般」的做法
18比起自己一個人的工作，先做「需要配合」的工作
19描繪出明確的目標，勝過傻乎乎的賣命工作
20比起妥協，更該尋求「理想樣貌」
21交辦工作時，傳達「作戰計畫」而非「步驟內容」
22多運用「名詞•數字」，別依賴「形容詞•動詞」
23別急著回覆電子郵件，連「瞄一眼」都不行
24與其打字敲螢幕，不如語音輸入更快速
25二氧化碳比室溫更能影響專注力

CHAPTER3 「不」過於執著
26比起丟出自己不擅長的工作，要把擅長的工作交付他人
27接到不喜歡的工作，也要先說「我明白了」
28爭取工作時，請強調「過去、現在、未來」
29不要想著一天有八小時，以只有六小時來思考
30菁英都愛「無用之事」，而非對工作專心一志
31整理與整頓前，先丟掉九成的物品
32建立資料夾前，先設定詞彙表
33對付棘手的上級就要這樣做
34與其筆記會議重點，不如寫在白板上
35視訊會議的效果遠勝於面對面開會

CHAPTER4 善用組織的「優點」
36與其破除藩籬，不如當成安全地帶
37別被「檯面上的組織圖」所矇騙，小心隱藏的「潛規則」
38訴之以情勝過原封不動直接傳達
39避免副本抄送，直接寄給對方
40「尋找共同敵人」比「製造參與感」更利工作進行
41與其問「這樣可以嗎？」不如明確地說「就這麼辦！」
42事前的溝通不只「縱向」，還要「橫向」
43辦事不力的三種人，就這樣處理
44別說「是我做的」，更不要自己攬功勞
45拜託關鍵人，不如尊重執行者
46別一個人吃午餐，邀請優秀的人共餐

CHAPTER5 提升自己的「能力」
47在建立實力前，要有成為「優秀者」的認知
48在累積出實際成果前，不妨「狐假虎威」
49找個挑剔的人當精神導師
50別盯著同行看，學習異業的成功法則
51正視自己的缺點，它是突顯個人的利器
52利用週三中午安排行程，而非週一
53向上司確認前，先想想「情境領導理論」
54不是學習，而是模仿
55在公司內部要在職訓練，在公司外也是
56計畫不能太詳細，簡單易執行就好

CHAPTER1 一次「到位」
01「冗長的一次」，不如分「簡短十次」迅速進行
02與其以一百分為目標，不如先給「六十分成品」讓對方挑錯
03有邏輯地說明，不如直接問「在意的重點」
04直接講事實、觀察、因應之道，比事事報告好
05與其細思慢想，不如逐字逐句確認
06比起自己的價值觀，公司的價值觀更重要
07與其理性分析，不如逆向思考
08 PowerPoint不是寫文章，從「副標題」切入重點
09開會•提案•演講時，打動人心的PowerPoint技巧
10奪人眼球的PowerPoint，配色與字型選擇是基本
11兩步驟快速確認Excel數據！
12用「11╳18」...