一本帳的威力
如果所有的事情都被個別寫在不同的手帳、手帳中，那要找一件事情的進行時間時，一定會手忙腳亂、不知道該翻哪一本才好！這樣就會失去整頓生活的本意，而且很快就會因為麻煩而放棄寫手帳這個計畫！所以，所有的計畫一定要能互相整合、交互運用，才能讓人持續寫手帳，也才能效率加倍喔！
將任務清單、行事曆、工作日誌合併記錄，更有效率
要把所有事都記在同一本手帳，這時萬用手冊就很好用了。
任務清單、行事曆、工作日誌對大部分的人來說是三種不同的東西，習慣用三本不同手帳來記錄。
用學習語言的文法時態來解釋：任務清單是未來式、行事曆是現在式、工作日誌是過去式。一件事情在還沒執行之前是在任務清單裡，執行的時候是被安排在行事曆中，完成後就被列入工作日誌，難道一件事要分別寫三次嗎？我的觀念是，一件事情只記錄一次就好，將任務清單、行事曆、工作日誌合併在一起，合併之後更有效率。
例如：我今天收到一張支票，明天要去銀行託收（這是一件任務），於是我在明天的行事曆11點30分時寫上銀行託收支票，然後明天11點30分時先去銀行託收支票，再去幫老闆買便當。回到辦公室後，在行事曆的銀行託收支票這一項目旁寫上OK，表示完成。記錄已完成的事，就是工作日誌。
需要下一步行動清單的任務，也可以這麼處理：例如：4月19日要考全民英檢中高級這項任務。那麼我會在即日起到考試前一天，星期一到五的行事曆上午8點到10點，寫上每天要讀的進度（寫得愈詳細愈好），每天讀完時寫上OK代表已完成。星期六、日則暫時不排任何進度，一方面可以稍微喘口氣，二來也可作為進度落後時補救的緩衝。
試試看這樣作，你將會發現各種任務也愈來愈容易達成，不但不會拖延進度，而且日後檢視寫滿OK的工作日誌時，Ada相信你也會有很大成就感。
雖然手機很方便，但通訊錄還是要記在手帳裡
說實在地，Ada不太信任電子產品，什麼時候電池沒電、不小心浸水故障（不要以為這些事情不會發生，Ada就曾在某個網站上看到網友哀號，只因為他的iPhone不小心在如廁時掉進馬桶，一時撿也不是、不撿也不是。嗯，真的好尷尬！）
相對於3C產品，很容易因為操作不當而故障，甚至只要一不小心，就可能所有資料一夕之間全不見了，筆記本總是比較令人放心的資料儲存空間。
Ada過去也常常收到朋友的來信，像是請用手機撥個電話給我，因為換手機，通訊錄全不見了；或是收到手機簡訊急著要找某位朋友的資料，只因為電腦當機、重灌，所以全部資料都付之一炬。因此，不管你在手機或電腦裡是否建好通訊錄，都請列印一份出來放在家裡或辦公室裡備份吧！
當然，Ada也有一些小撇步可以跟大家分享：每天出門不必帶著又厚又重的通訊錄和名片簿，畢竟紙本通訊錄可不是拿來當啞鈴練臂力的唷！所以，我們要盡量保持輕薄短小的風格，每筆資料只要列出名字和行動電話號碼等精簡可攜的資訊就好。如果要節省空間，字型也可酌量縮小。至於其他的資訊，像公司電話、傳真或地址，打通電話去問就可以了。
會議記錄、工作心得、工作計畫All in one
不管開會工作出差，都帶著同一本手帳，這樣一來，一邊開會做記錄，一邊又可在會議中隨時查閱行事曆，空白頁也可以在會議中點子發想塗鴨。這本All in one的手帳，不只是你的行程規劃、生活記錄、還是你的資訊百寶庫。不管做什麼事，只要有這一本就夠了。
利用顏色來區分工作類型
一般人對色彩的感覺比黑白文字強烈。很多地方都利用顏色分類來取代文字的指示。
有一次我在醫院做檢查時，就感覺到色彩的妙用了。因為無意間聽到一位護士小姐對一位老阿嬤說：「阿嬤，你順著地上這條綠色的線走，走到底會有個抽血站，你把這個拿給護理站的小姐，她會幫你抽血。」瞧，醫院利用顏色來幫助不熟悉地理位置或不識字的老人家，以免老人家在醫院裡那麼多指示牌下迷路了。
聽說工廠裡也利用地上貼彩色的線，來教導不懂中文的外勞工作流程。現在，就讓我們把顏色分類也應用到大家的手帳裡吧！
說到用顏色分類，免不了要提到日本明治大學齊藤孝教授。他以紅、藍、綠「三色法」來管理行程和資訊，非常出名。在行程管理上，他用紅色來寫最重要的待辦事項，藍色則是一般待辦事項、綠色用來寫自己的私事。在資訊管理方面，他用紅色表示從別人口中聽來，或比較主觀的事、藍色表示次要資訊，綠色表示自己的想法。
每個人對顏色的感覺和定義都不一樣，不過這種管理方式不妨可以學習。試著用不同顏色的筆來寫手帳，有助於提昇工作效率。例如：可以依照工作輕重緩急，來使用色彩進行管理：好比紅色是重要又緊急的事，綠色是重要但不緊急的事，藍色是不重要但緊急的事……等等。
當然，你也可以依工作場合來區分：紅色是要親自處理的事、藍色是要電話連絡的事、綠色是要跑外面處理的事……等。有時，又可以依角色來分：工作上的事用藍色筆，家庭的事用綠色筆，自己成長學習的事，則用紫色的筆來謄寫。
依照每個人的習慣，建立自己最適用的顏色系統，用最順手的方式來寫手帳，將會大大提高工作效率，也提高生活樂趣。
怎麼這麼威！好好用的便利貼！
便利貼的發明，真是人類的一大進步。這種可以重複再貼的特性，用來配合手帳，再好用也不過了。便利貼除了可以留言、提醒及當標籤的功能以外，還可以加以利用上一篇提到用顏色筆分類，功能更加強大了。
我用得最多的是拿便利貼來安排每天的工作。利用工作場合不同來分類，將待辦事項寫在不同顏色便利貼上，一張便利貼只寫一件事情。外出才可以完成的事寫在橘色便利貼上、在電腦前可完成的事寫在綠色便利貼上、打電話的事寫在黃色便利貼、要跟老闆交待的事寫在粉紅色便利貼上；這樣一來，就很容易用顏色分類，把工作批次處理。同性質的工作還可以依事情輕重緩急，用便利貼可以重複再貼的特性，來安排工作的順序，沙盤推演一天的行程。可以節省很多時間，工作效率大大提昇。
誰說便利貼一定要方方正正的呢？像這款便利貼，我就常用在老闆拖到過期而尚未完成的報告上，提醒他該加快腳步寫報告囉！
便利貼這樣用，也不賴！
如果你曾經到各大風景區遊玩，那麼一定有蓋紀念章的經驗吧！不知你是否遇過當紀念章蓋在行事曆中，回來後才發現當天的行事曆不夠寫心得日記的後悔情形吧？Ada傳授給大家一個方法，隨身帶著大張一點的便利貼，將紀念章蓋在便利貼上，回家後寫完日記，再將蓋有紀念章的便利貼貼回手帳中，這對手帳書寫要求完美的人來說，不失為一個好方法。
向管理大師借「六件必辦事項」的好效率
我永遠記得小學時，每天放學前都要寫「家庭聯絡簿」。聯絡簿裡有回家要做的功課，以及隔天要帶到學校的東西。每天回家做完功課，收拾完書包，讓媽媽檢查功課有沒有做完，該帶去學校的東西都有放進書包裡，然後媽媽就會在家長欄簽名。把這個習慣也用在每天的生活裡，把該做事寫下來，一天不要超過六件，做完給自己簽個名。
說到「六件必辦事項」，不得不把艾維•李（Ivy Lee）的故事拿出來說一遍，喜愛讀時間管理類的書的朋友，應該常讀到這個故事。
美國鋼鐵大王查爾斯•麥可•史區偉伯（Charles Michael Schwab）向管理大師艾維•李請教，要如何才能每天有效率地工作，而不會像無頭蒼蠅一樣忙碌卻一事無成。艾維•李大師教他，把每天要完成的六件事寫下來，然後排列好順序，一件做完再做下一件。查爾斯半信半疑地照著做。過了一段時間，查爾斯開了一張價值兩萬五千元美金的支票給艾維•李。
成功人士用了有效的方法，絕對值得我們效法。但你可以不只做六件！
用手帳給自己適度的時間壓力
適當的壓力會使人精神集中，做起事情來就更有效率了。如果老闆說企劃書兩星期後才交，你一定會慢慢寫，一邊玩一邊寫，兩星期後才慢吞吞交出一本企劃書來。可是如果老闆跟你說：明天就要。那麼我想你一定會徹夜不睡，到處收集資料，甚至找來幫手，隔天當然也能交出一份氣化書來。在時間緊迫的壓力下，單位時間生產力特別高？給自己設定一個截止時間，限制自己在極短的時間完成工作。城邦集團何飛鵬執行長最近說的「五人工，四人薪，三人作」，也有異曲同工的意涵喔！
把大腦留給思考：善用檢核表
《提早六小時下班的工作術—用架構化創造最高效率》一書的作者泉正人，倡導工作要統一化、一元化、架構化。簡單舉例來說：統一化就是統一文件尺寸與格式；一元化就是在同一部電腦處理所有的工作；架構化就是將所有同性質的工作都事先模式化，有固定的SOP，如此一來，做這些固定的事情時，就不需再花大腦思考，照著流程說明做就可以，把大腦留給思考用。
如此一來，「老闆出國」這件事，從申請到經費核銷，所有大大小小的瑣事全寫在這張檢核表的便利貼中，「老闆出國」這件事也許持續一兩個星期左右，這張檢核表便利貼就可以隨著日期，貼在手帳中，非常方便。
Ada要告訴大家「小事記紙上，大事放腦中。」，工作上的一些瑣碎小事，就用檢視表來幫助自己吧！不但可以減少花腦筋想接下來要做什麼的時間，還可以提高效率喔！
【BOX】檢核表這樣做！
1. 將例行工作配合便利貼的大小打在白紙上。
2. 再將便利貼貼在字上，再送進印表機中，記得把便利貼有黏膠的部分朝送紙口才不會卡紙。
3. 這樣就完成了一張檢視表，整個工作流程就不會漏失任何一個小細節。
設計個人專屬的摩斯密碼
在使用手帳規劃行程與工作時，我會使用字母或符號來代替寫很多的字。例如：
L：午餐約會
D：晚餐約會
M：開會
D：授權給別人
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