前言
◎加快工作速度的訣竅容易被「藏入黑盒子」
本書把加快工作速度的各種訣竅拆解為「任何人都立刻可行」的實用技巧，並介紹給各位。
職場中有兩種人，一種是「工作速度慢的人」，明明每天都加班努力工作，工作卻總是做不完；另一種是「工作速度快的人」，他們總是游刃有餘，俐落地產出成果。這兩種人之間的差異是如何產生的呢？「想加快工作速度」，這應該是許多上班族由衷的期盼吧。雖然如此，卻幾乎沒有人分享快速完成工作的重要訣竅與技巧。
理由是，大家都看得到「工作速度快／慢」的結果，但是「為什麼快？」「為什麼慢？」的中間過程難以具象化，所以就不容易從他人處習得技巧。重點是，這些訣竅都被收進個人的黑盒子裡。以電腦的快速鍵為例。快速鍵是任何人都知道的技巧，而工作速度快的人使用快速鍵的數量則多到令人訝異。可惜的是，工作快速的人不會一個一個地慢慢教其他人使用這些快速鍵。
靈活運用快速鍵的人與無法善用快速鍵的人，每個動作或許僅有數秒之差，但長久累積下來，表現出來的結果就天差地遠。
隨著資歷的累積，逐漸地周遭的人不會再教你「還有更快速的做法喲」，結果許多人維持著「行動習慣」與「思考習慣」都屬於「緩慢型」的模式逐漸老去。
相反地，對於工作速度快的人而言，他們把平常實踐的技巧視為「理所當然」，所以也不會有意識地把自己使用的技巧分享給他人。因此，兩者間的距離便以倍數拉開。
其實，我自己也是因為被部下問過「咦？為什麼你要這麼做呢？」而察覺自己的做法跟別人不同。這類的經驗多了之後，才確實感覺到自己是重度的「速度狂熱者」。雖然我總是隨時注意著自己的工作速度，不過在那之前，我一直以為大家都跟我一樣。
◎以「知道與否」、「做與不做」拉開與別人的差距
我自從進入日本ＩＢＭ公司擔任ＩＴ工程師以來，這十四年的職場生涯幾乎都投入系統開發專案。
目前在一項超大規模且超級困難的系統開發專案中，帶領一個由日本與中國大連的數百名工程師所組成的開發團隊。我接手這個團隊時，專案內部的工作進度．品質都落在最後一名；然而，經過一年多的時間，我們已經改頭換面，成為一個領先的團隊了。
帶領此團隊之初，團隊的工作進度落後許多。為了追上整個專案的進度，首先我們從頭到尾徹底思考，到底要怎麼做才能以最高的效率、最快的速度得到工作成果。因為最後一名以普通的方法去做，當然是怎麼追也追不上的。
另外，在整天塞滿會議的狀態中，面對數百名團隊成員，我必須快速地做出精確的指示，以期立刻解決每天發生的問題。在這樣的狀態之下，為了使自己以及數百人團隊能以最快的速度工作，我們實踐了無數的工作技巧，藉此大大地改變整個團隊，而今，我們已經成為一個無論工作進度或工作成果都排名第一的團隊了。
光是看到我們的工作成果，你或許會以為我們運用了一般人做不到的困難技巧。其實不然，我們只是一步一腳印地努力實踐「任何人都會的小訣竅」而已。就跟你身邊工作快速的同事們一樣，我們只是知道許多小訣竅，或是自行創造有用的技巧，並且確實實踐而已。
◎因為怕「麻煩」，所以想要變得更輕鬆
本書羅列的技巧當中，也有所謂的祕技，例如「無法準時交件時該怎麼辦？」像是「一定要準時交件」、「切莫延遲進行」、「一定要戰勝誘惑」等等理論大家都懂，不過，在實際的工作現場中，光靠這些漂亮的口號也無濟於事，這真的讓人很傷腦筋。
其實說到底，我自己就是一個會熬夜玩電玩，極為平凡的人，若更進一步深入分析，就是一個極度怕麻煩，早上能多睡一分鐘就不會提早一分鐘起床，還有，喜歡啤酒到怎麼戒也戒不掉的人──本書嚴選了連這樣的我都做得到的技巧，請各位讀者放心。
可以說本書的內容是以「因為怕麻煩，所以想又快又輕鬆地完成工作」、「因為怕麻煩，所以不想做白工」等想法為基礎而寫成的。
像我這樣的「平凡人」在「沒有漂亮話」的職場上努力奮鬥，希望獲得滿意的成果。如果本書能對像我這樣的人們有所幫助，那就是我最大的榮幸了。
木部 智之
04確實找出「最花時間的作業」
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
●【步驟①】決定工作目標
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
●【步驟③】估計每項作業的時間
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
●【步驟④】找出最花時間的作業
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。
●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。
10橫向使用活頁的方格筆記
利用筆記本加快工作速度需要注意兩個重點。
一個重點是快速寫筆記，另一個重點是事後閱讀時，能夠立即回想起內容。
雖說是快速寫筆記，但也無需像速記員那樣學習速記的技巧。最重要的是，要塑造一個在任何狀況下，只要打開筆記本就能立即書寫的環境。
另一方面，無論你寫的速度有多快，「事後難以閱讀的筆記」、「必須重新謄寫的筆記」都是非常沒有效率的。我的團隊成員中，有人無論大小事都習慣記錄下來，也就是所謂的筆記狂。比起什麼筆記都不寫的人，慣於做筆記的人乍看工作能力強，但也正因為他抄錄了所有聽到的內容，所以就算打開筆記本，如果不從頭到尾讀過一遍就無法理解筆記的內容。
若不想落入這樣的情況，就要善加運用圖表做筆記。如果以圖表記錄，日後只要打開筆記本一看就會立刻明白，腦中也能馬上浮現當時的畫面，回想起「那個時候是這麼說的」，也比較容易向他人說明。
能夠快速書寫、快速理解。為了做到這點，我對於筆記本有三項堅持。
●使用「方格筆記」方便畫圖
方格筆記本有縱線與橫線，所以最適合用來畫圖、表。與橫線筆記本相比，無需其他工具也能在方格筆記本上畫得又快又好。由於圖、表畫得清楚，就算日後重新翻閱，也能夠馬上理解筆記內容。
●「打橫使用」一眼就能明白
我一直是打橫使用筆記本。因為這樣可以一眼掃完整頁的筆記內容。請各位拿份 A4的文件來試試看。如果是縱向書寫的資料，就必須移動眼睛閱讀，但如果是橫向書寫，則不太需要移動眼睛就能瀏覽整個頁面。據說這是因為人的眼睛是橫向並列的緣故。就像電視畫面或電影螢幕如果縱長較長，就會不易觀看吧。
另外，工作上製作的PowerPoint投影片，大概都是使用「A4橫向」的格式，所以如果在橫向筆記本上寫草稿，就能以原格式在電腦上製作，從這層意義來說也是有效率的做法。
●「活頁筆記本」在任何地方都方便書寫
當辦公桌狹小或是在電車上沒有足夠的空間打開筆記本時，就必須折疊筆記本來寫筆記。一般的筆記本如果從中對折，很容易出現突起，而突起的部分很難書寫。但如果使用活頁筆記本就不會有突起的問題產生。就算是在擁擠狹小的空間中，也能毫無壓力地對折筆記本。只是，若沒有像前面介紹的那樣打橫使用筆記本的話，就無法享受這個好處。因為如果縱向使用筆記本並對折，握筆的手就會壓到活頁膠圈，這樣反而更不好寫。
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