工作計畫是最佳的私人祕書
──日本宮古島的鐵人三項競賽
做工作計畫是一個成功上班族必備的好習慣。
工作計畫是做好工作的第一步。
有了穩健紮實的第一步，才有成功的第一千步。
部長的鐵人三項競賽計畫
有位朋友告訴我一件有趣的事。
他在一間知名的國際專利事務所服務，專門負責處理與日本專利有關的業務。
他說日本有某家大公司是他們的重要客戶，該公司在全世界積極進行專利布局，光是一個專利部的職員就有上百人。
那個專利部的部長已有六十歲高齡。他雖然每天極為忙碌、日理萬機，但還是每年必到沖繩西南方的宮古島報到，參加一年一度的全日本鐵人三項競賽。
鐵人三項競賽對於參賽者來說是體力及耐力的終極考驗，必須先游泳三公里，再騎自行車一百五十五公里，最後還要跑馬拉松四十二公里。能夠從頭到尾完成全程賽事，即是贏得莫大的光榮。
那位部長為了參加比賽，從賽前數個月起，便開始做完善的計畫與準備。
他將比賽日設定為終點日，接著往回計算至目前還剩多少時間，然後分別規畫各項體能訓練的執行時間與順序。
他會有計畫性地先做數天的簡單體能練習，讓肢體恢復過去參賽的「記憶」，再逐步針對各部位進行重量訓練。透過一連串嚴格又規律的鍛鍊過程，將自己的體能狀態調整至在參賽日達到最顛峰。
為何沒有列工作計畫的習慣？
參加鐵人三項競賽需要計畫，應付繁重的工作是否也需要計畫呢？
我為一家公司進行企業內訓時，問學員：「平時有習慣寫工作日誌的人請舉手！」
舉手的人不到四分之一。
再問：「平時有習慣列工作計畫的人請舉手！」
結果只有不到六分之一的人舉手。
在場不少學員服務年資已超過十年，但竟然有這麼多人沒有寫工作日誌及安排工作計畫的習慣，令我非常驚訝。
為什麼大多數人不習慣列工作計畫呢？其可能原因有：
․工作太忙，沒時間列計畫。
․工作太煩，沒心情列計畫。
․工作太紛雜，無法列計畫。
․有做就好，不想列計畫給自己壓力。
․計畫趕不上變化，有無計畫差別不大。
這些原因聽來好像言之成理。讓我們再進一步分析，不習慣列計畫的實際狀況：
․是因為沒有詳列計畫，才使得工作效率不佳，導致自己變得很忙。
․是因為沒有規畫日程，才使得手上事務雜亂，導致自己變得煩躁。
․是因為沒有計畫可做適當引導，才使得工作變得紛雜。
計畫不會增加壓力，因為計畫有助於提前完成工作，有效減輕壓力。
計畫無法預知變化，但在無變化時，計畫可引導自己按原訂規畫迅速執行；當遇到變化時，再修正計畫，做最快速的因應。
列工作計畫的方法
其實，工作績效不彰往往是導因於欠缺工作計畫。許多人希望聘請私人祕書為自己打理繁忙的事務，殊不知工作計畫就是自己最佳的貼身祕書。
該如何列工作計畫呢？請參考以下的建議：1
1.請「以果為因」，以反向思考安排計畫──
先確立自己的目標為何，例如期望個人業績達某一金額、訂單量超越某一數值、績效評比達某一水準等。接著「以果為因」，以反向思考方式，構想出實現這些成果的具體可行方案，再逐一分列細項，確立實際執行計畫。
2.設定達成成果的截止日期──
對於有明確截止日期的交辦任務，可將完成的最終期限提前；若是沒有明確截止日期的工作，建議自設達成時間。為自己清楚訂出預定完成工作的日期，所列的計畫才具有實質效益。
3.計算至截止日期所剩時間──
為不同工作分別設定截止日期後，需先計算從開始執行到截止日期之間，總共有多少可用時間。時間尚稱充裕，可以從容處理；時間略嫌緊迫，則須加緊作業，迅速進行應做之事。
4.將工作事項排入日程中──
上班族的一天常被開會、洽談、公出等事務所分割，真正可用來專心做事的時間其實所剩不多。在估算出某項工作的所需總時間後，應將其安排至不同日程的空檔時段裡。只要來到預定的空檔時段，就應提醒自己做原先規畫之事，切莫再為其他雜事而分心。
你我未必要當宮古島上的運動鐵人，但上班族在職場上歷經長期的磨練及挑戰後，有的人成為職場鐵人，有的人仍進步不大。
箇中差別在於有計畫的鐵人，絕對會比無計畫亂跑者先行抵達終點。
競爭力的高低，取決於自己的實力，也取決於自己計畫的能力。
TIPS
․列工作計畫，請先從買一本工作日誌簿開始。
․建議採用開本較大的工作日誌簿，以利書寫及列表。日誌簿的格式不拘，讓自己可快速掌握一天的工作動態，即是最佳的選擇。
執行工作所需要的加速度
──黑幼龍創立台灣卡內基的故事
光是紙上談兵，絕對無法產生工作成果。成果的產生有賴於實際執行。
執行的首要關鍵是消弭不想做的念頭。想做的意念越強烈，越能大幅提升工作的
加速度。
黑幼龍的成功故事
黑幼龍尚未創立台灣卡內基之前，便於四十七歲那年登上職場高峰，榮任宏
2024專利防護中