媒體推薦：〔讀者好評〕

我認為，本書所說的「簡報」，其實是「表達的技術」。不論是工作或家庭，只要是和自己以外的人溝通，都用得上本書所提到的種種技巧。──Ojitora

本書其實在告訴你「說話＝簡報」的道理。內容讀起來不難，但真的開始實踐後，才知道實用性居然這麼強。──Picadu

本書把「簡報」徹底分解，每個部分需要的準備和做法都提到了，不只對於想改善簡報技巧的人來說很實用，更適合根本不知從何開始準備簡報的人。──古斯塔夫

讀完之後，我馬上決定把它放在辦公桌視線可及之處，隨時需要時就能查找，太好用了。──Mic...

〈能運用在任何工作的萬能技巧〉

現在這個時代，速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。

一般人對於簡報的印象，都是在幾十人或幾百人面前報告，例如新產品發表會或商品說明會之類活潑的場合，在顧客面前充滿自信地宣傳自己公司的商品，引起他們的興趣。

但簡報並不是只能使用在這種大規模場合的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，無論是向主管報告目前的工作成果，還是在會議中提出自己的意見等，全都可以運用簡報技巧；反過來說，簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。在過去，簡報雖然是屬於管理、企畫或行銷相關職務的專業技巧，但現在即使對一般員工來說，也已經成為理所當然的必備技能。

＊不能再靠默契推展工作＊

過去業務上往來的人很少，如果不用多說什麼，就能理解彼此的想法、展開行動，那也挺不錯的。但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫，有很多機會與價值觀各異的人們合作，也就更有可能造成「說了」「沒說」「聽到」「沒聽到」等誤會和糾紛。

工作上的溝通不能只靠默契，必須清楚地表達出來。尤其是「傳達自己的想法和意見，使對方理解、展開行動」的簡報力，更是工作所必須追求的能力。

＊對方對你的評價取決於簡報力＊

主管或客戶對你的評價，將由這些日常簡報決定。

不管我們對今天的工作表現有多滿意，頂多只是自我滿足而已。如果不把「自己做了哪些事」「未來打算做什麼」傳達給其他人、獲得他人的認可，就無法加薪，更不可能升職。

當然，成就感和滿足感很重要，但除此之外，如果無法獲得來自他人，尤其是主管的評價，對上班族來說，是沒有意義的。

以兩個同期進入公司的業務員A和B為例，即使兩人的業績完全一樣，但是B會清楚讓主管看到自己的工作成果，並做出有條理的報告，因此能獲得較高的評價。開會時也一樣，A在會議中往往一言不發，而B的發言雖然不一定切中要點，卻仍不斷提出自己的主張。周圍對兩人的評價當然也會有所不同。

對上班族來說，這種宣傳公司商品、展現工作成果、提出意見的技巧，已經算是必備技能；當然，並不是這樣就能打遍天下無敵手，但想要獲得相應的評價，還是需要培養出簡報力。

這麼一來，就能成為領先對手一步的商界人士。

〈嚴守時間　獲得信賴的必備條件〉

＊不可讓準時的人等待＊

「人還沒到齊，所以我們再等五分鐘，簡報從十點五分開始。」

各位是否參與過這樣的活動或講座？這種事雖然常常發生，但在自己的簡報中，一定要避免這種狀況。

簡報必須嚴格遵守時間限制。無論如何，開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。觀眾為了聽你的簡報，撥出寶貴的時間，所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。

「雖然人還沒到齊，但已經到了預定的十點鐘，我們就開始今天的講座吧。」

請果斷地這麼說，並開始簡報。

＊時間分配也是簡報能力之一＊

除了要準時開時，也要準時結束簡報。

「雖然已經稍微超過預定時間了，但最後請再讓我說一件事。」

這句話也是常聽到的說詞，但這卻是講者絕對不能說出口的話。因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」，也就等於講者宣告自己的失敗。

進行簡報時，常常一不小心就會過度投入，這也想講、那也想講，使得簡報很容易超出原本預定的時間。儘管如此，還是務必要準時結束，能在時間到之前結束更好。毫無疑問的，觀眾一定歡迎講者這麼做，而且還會覺得這是一場不錯的簡報。因為對觀眾來說，坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。

此外，像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中，絕對不能有「因為前一位講者超過時間，所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。即使你的簡報只延後一分鐘，一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾；當然，對觀眾來說也是很困擾的事。

〈把握自我宣傳的絕佳機會　成為獨當一面的部屬，獲得主管信任〉

對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說，就是「不但能獨立行動、做出成果，還能主動把需要主管確認、批准的事項，確實跟主管『報連商』的部屬。」

只要能夠巧妙運用「報連商」技巧，主管對你的評價就會提高；如果你的目標是更上一層樓，當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。

其中，「在何時」，也就是「時機」是最重要的一點。基本上，主管都很忙，因此把握時間在主管想知道的時候，簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時，就需要應用簡報技巧。

＊報告＊

「報告」指的是通知（提出指示的）主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，也必須進行這個步驟。

這時，你的主觀想法與意見也能成為參考。

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時，雖然花了一點時間，但是在△△先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。不過，我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

＊連絡＊

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，因此，請在早上十點到作業室集合。」

＊商量＊

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時，向（提出指示的）主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管，也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。

「關於於第四階段業務中的○○，我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議？」

＊「報連商」簡報＊

我認為，像這樣的「報連商」，應該在每天的工作中進行。同時，也請你在報告和商量全部結束後，偶爾試著向主管提出建議。

這時也有一個巧妙的方法，既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他。

「在減少客訴的策略方面，我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」

〈說話順序：結論→理由→意見　一分鐘內傳達重要事項的技術〉

跟主管「報連商」時，必須把話說得簡潔、易懂、有條理，因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序，把話組織得比前面介紹的「PREP」法更簡潔。

報告時，請順著這樣的流程：「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」

結論：「經過評估後，我們認為A公司是最佳選擇。」

理由：「A公司的性價比遠比其他公司高。」

意見：「不過有一個疑慮。那就是○○。」

某些情況下，也可能只講結論和理由就結束了。

請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說，如果有五件事情需要報告，就必須重複五次這樣的程序，而且請務必等到一件事情報告完畢後，才接著報告下一件事。

＊將要報告的事情「分成三項」＊

把要說的事情歸納成三項，就能讓你的話更有條理，也更清楚易懂，而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如：

「我們之所以認為A公司是最佳選擇，有三個理由。」

一開始就宣告理由有三個，如此一來，主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。

然後再接著說：

「第一點，性價比遠高於其他公司。」

「第二點，售後服務很完善。」

「接著是第三點，該公司取得業界第一名的成績。」

像這樣，一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」，接著再一一說明，而「三」這個數字將成為關鍵。

因為將內容整理成三項是最剛好的，無論對報告者或聽取報告的人來說，濃縮成三項是最容易記住的。

〈順序為：目的→指示→期待效果　以部屬能夠接受的順序指示〉

現在已經不再是強迫部屬服從、光說「不要抱怨，做就對了」他們就會聽命行事的時代。即使部屬看起來很聽話，也只是表面上做做樣子，並不會認真處理工作。

「人不會採取自己覺得不合理的行動。」這是交辦與指示時應該留意的重點。

＊說明目的＊

明確告訴部屬「為什麼要執行這項業務」，讓部屬理解到底是為了提升客服品質、提高業務效率，還是加強他們的能力。換句話說，也就是「賦予意義」。

「為了提升客服品質，我們必須加入○○服務。所以⋯⋯」

「為了之後能讓你升上主任，需要加強你的管理能力。所以⋯⋯」

＊給予任務或指示＊

說明目的後，接著再說「所以⋯⋯」，給予部屬任務或指示。

「為了提升客服品質，必須加入○○服務，所以想拜託你去開發，看你的了！」

如果是能夠舉一反三的部屬，只要跟他這麼說就可以了，但事情沒有這麼簡單。就現實而言，如果給部屬的任務或指示這麼簡略，不但無法掌握業務內容，也很容易陷入進退不得的狀態。

所以，請參考以下例子，給予清楚的任務或指示。而交辦任務時，也必須清楚地傳達期限、事項、該怎麼做等事項。

「所以我想拜託你去開發，希望能在一個月內完成。首先請你在三天後提出你想實施的新服務草案，並且跟我討論，再整理成具體方案。之後，再根據這項方案進行開發作業就可以了。」

＊告知期待的效果＊

告知部屬任務完成後希望能達到的成果，讓他們對目標有清楚的想像。

「如果能提供新服務，客戶想必會很開心，未來甚至有可能成為我們長期合作的對象。這全都會是你的功勞，好好做吧！」

像這樣，讓部屬看見期待的成果，也能提高他的熱情。

＊不斷重複＊

我們常會出現似聽非聽、似懂非懂的狀況。為了避免部屬搞不清楚：「咦，您的指示是這樣嗎？抱歉，是我搞錯了。」身為主管，必須反覆傳達相同的事情。此外，最後也請部屬複誦任務或指示的內容以示確認。

「那麼，為了確認彼此的理解都沒有錯誤，請你複誦一遍今天的任務與指示的內容。」

〈能運用在任何工作的萬能技巧〉

現在這個時代，速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。

一般人對於簡報的印象，都是在幾十人或幾百人面前報告，例如新產品發表會或商品說明會之類活潑的場合，在顧客面前充滿自信地宣傳自己公司的商品，引起他們的興趣。

但簡報並不是只能使用在這種大規模場合的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，無論是向主管報告目前的工作成果，還是在會議中提出自己的意見等，全都可以運用簡報技巧；反過來說，簡報的優劣也...

【前言】

〈不懂簡報，就無法工作〉

現在雖然常有不同類型的企業找我擔任研習講師，以指導者的身分為上班族分析簡報有趣和困難的地方、教他們精進簡報技巧的方法，但我並不是一開始就很擅長簡報的人。

事實上，我很害怕在人前說話，是那種會盡量避免在很多人面前開口的類型。

不懂簡報，就無法工作

「再這樣下去，我就要失業了！」二十六歲那年，我開始負責某項工作時，產生了這個想法。

當時我剛換工作，進入一家經營顧問公司上班，在此之前，我從來沒發表過正式簡報。即使如此，突然變成「講師」的我，仍不得不靠自己策畫一場關於「如何訂定經營策略」的一小時講座。

當然，觀眾多半比我年長。

從講座前一星期開始，我就因為過度不安而沒有食欲，也無法好好工作。為了穩定心情，我不管三七二十一，開始寫當天要念的講稿。

終於到了講座那天。數十位觀眾就在眼前，讓我非常緊張。簡報開始後，我始終避開觀眾的視線，只顧著一張接一張念著放在講臺上的稿子⋯⋯

結果非常失敗。

講座結束後所回收的滿意度問卷中，最讓我難過的感想是：「不知道講師到底想說什麼。」

我明明說了一小時的話，卻無法傳達任何訊息，這個事實讓我十分沮喪。

不管自己多努力，如果無法把訊息傳達給對方，就得不到報酬，也得不到肯定。

這點對任何工作來說都是一樣的，但對於經營顧問這一行來說尤其明顯。剛換工作的我，對自己貧乏到可憐的簡報技巧懷抱著強烈的危機感。

從問卷中學到的事

不過，那些問卷也讓我學到了很多。

它們讓我意識到，那份講稿只是為了讓自己安心、讓自己有心情工作而寫下的稿子。後來，只要有機會進行簡報，我都會在製作資料或講稿前，先留一點時間思考觀眾的背景。

．觀眾是什麼樣的人？

．觀眾聽完簡報後，希望得到什麼？

．為了達到目的，需要哪些資訊？該怎麼表達才好？

只要從這幾個角度來看，想透過簡報傳達給觀眾的訊息，就會變得很清楚。

接下來要做的，就是徹底研究前輩們的講座。無論是簡報的結構，還是說話方式、語氣、停頓、肢體動作等等，總之，能模仿的地方就全部學起來。

幸好，當時我幾乎每個月都必須在講座中擔任講師，所以可以立刻實踐學到的技巧。

技巧變好之後

當我開始這麼做之後，有一天，我發現自己產生了三個變化。

第一，是別人對我的評價提高了。直屬主管對我說：「最近你的簡報技巧變好了呢！」到現在我都還記得自己聽到這句話時有多開心。

第二，是身為顧問的工作實績。

來聽講座的人，大多是四十歲以上的經營者或公司主管。即使在這些人面前，我也能清楚表達，說出來的話也越來越有說服力。

而且接手的案子也增加了。

最後一點，則是平常業務中的溝通錯誤或糾紛變少了。無論是以顧問身分在企業的經營會議中發言、在日常業務中對主管提案，或是對下屬傳達工作指令，我都能有條理地表達意見、傳達想法。

這時我發現，簡報的目的就是「傳達訊息，讓人有所行動」，而這也是所有工作的基礎。

在這樣的背景下，本書將以「兩大基礎」和「五種狀況」來介紹簡報技巧。尤其是在五種狀況中，除了「發表會、講座」外，還介紹了「會議」「報告」「指示」「商談」等幾種狀況，提供各位讀者將簡報技巧活用在日常業務中的方法。

【前言】

〈不懂簡報，就無法工作〉

現在雖然常有不同類型的企業找我擔任研習講師，以指導者的身分為上班族分析簡報有趣和困難的地方、教他們精進簡報技巧的方法，但我並不是一開始就很擅長簡報的人。

事實上，我很害怕在人前說話，是那種會盡量避免在很多人面前開口的類型。

不懂簡報，就無法工作

「再這樣下去，我就要失業了！」二十六歲那年，我開始負責某項工作時，產生了這個想法。

當時我剛換工作，進入一家經營顧問公司上班，在此之前，我從來沒發表過正式簡報。即使如此，突然變成「講師」的我，仍不得不靠自己策畫一場關於...

前言　不懂簡報，就無法工作
第1章　九成的工作由簡報決定
第2章　說話的黃金法則
第3章　投影片製作與器材準備
第4章　一場精采的簡報
第5章　提高會議簡報的說明力
第6章　獲得主管好評的工作簡報
第7章　任務交辦和指示的簡報
第8章　讓客戶點頭的商談簡報

前言　不懂簡報，就無法工作
第1章　九成的工作由簡報決定
第2章　說話的黃金法則
第3章　投影片製作與器材準備
第4章　一場精采的簡報
第5章　提高會議簡報的說明力
第6章　獲得主管好評的工作簡報
第7章　任務交辦和指示的簡報
第8章　讓客戶點頭的商談簡報