哈佛大學畢業，耶魯法學博士。現任哈佛商學院資深講師、布魯金斯學會（Brookings Institution）資深研究員、美敦力（Medtronic）和尼爾森（Nielsen）獨立董事、聯邦基金（Commonwealth Fund）與哈佛神經探索中心（Harvard NeuroDiscovery Center）董事會成員。

　　曾任全盛資產管理（MSF Investment Management）董事長、富達投資（Fidelity Investment）副董事長、富達管理研究董事長、華盛頓特區卡普林和德賴斯岱爾（Caplin & Drysdale）律師事務所合夥人；曾任麻州經濟事務局長、美國證券交易委員會副總顧問，並曾參與美國布希總統的強化社會安全委員會。經常在報章期刊發表文章，著有六本專書，包括探討2007年以降金融危機的《大到不能救？》（Too Big to Save?: How to Fix the U.S. Financial System）以及投資人參考指南《基金這一行》（The Fund Industry: How Your Money is Managed）。

　　博任是跨足政策、實務、學術、著述的全方位精英人物。現與妻子居住在波士頓。

羅伯‧博任 Robert C. Pozen

　　常常有人問我，怎麼能夠做這麼多事情。過去五年裡，我大多時候兼任兩份正職工作：一是全盛資產管理（MSF Investment Management）的全職董事長；二是哈佛商學院（Harvard Business School）課程滿檔的教職。我還在兩家上市公司〔美敦力（Medtronic）和尼爾森（Nielsen）〕、一家醫療保健基金會〔聯邦基金（Commonwealth Fund）〕和一間醫療研究中心〔哈佛神經研究中心（Harvard NeuroDiscovery Center）〕的董事會任職。在這段期間，我完成了三本著作（包括本書），並在報章雜誌發表大約上百篇文章。與此同時，我跟結縭35載的妻子和兩個孩子仍然維持緊密的關係，並跟眾多親友保持聯繫。

　　同時扮演這麼多角色，我自己不覺得不尋常，反倒是《哈佛商業評論》的編輯深感好奇，問我能否接受採訪，他們想知道我的高效能祕訣。後來這些訪談在網路上引發極大迴響，《哈佛商業評論》的編輯又向我邀稿，用一篇短文濃縮我的高效能守則。這篇文章獲得更熱烈的迴響，連在機場都有陌生人找我攀談如何提升生產力；有位麻省理工學院的教授也向我致謝，說我的方法改善了他的閱讀習慣。

　　但若是談到如何提升個人效能，那篇文章只是皮毛，因此我決定撰寫本書。思及我在職場所展現的效能，某些習慣和方法是我今日成就的重要助力。更重要的是，我在職涯早期就瞭解到，成功不能只靠辛勤工作和周密計畫，雖然這兩件事也很重要。成功主要是靠正確的心態：你要講求預計實現的工作成果，而不是工作時數。成果對於雇主、客戶和夥伴才是最重要的。

知識工作者的高效能指南

　　這本書是為各種專業人士而寫，也就是以腦力工作為主的人，如會計師、程式設計師、醫生、工程師、投資銀行家、律師、行銷人員、心理學家、房地產仲介、零售商、科學家和教師等。儘管書中的例子多數出自商業界，但也適用於其他各類型的專業組織，如非營利事業組織、學術界和政府機構。不管各位在哪裡工作，可能都要面對許多相同的困難，例如時間分配、開會、與難纏的官僚打交道等。

為什麼有些人加班到深夜，有些人卻能游刃有餘的處理各項工作？
「關注於如何達成最佳工作成果，而非投入最多工作時數。」——《時間，愈用愈有價值》作者羅伯‧博任

本單元特別分享作者羅伯‧博任的行事曆，提供讀者下載，建議搭配作者的提醒使用，希望能幫助所有多工模式下的讀者擁有高效人生。

如何管理行事曆  （摘至第四章：從簡生活好處多）

　　每個人多少都有日常例行事務。我實行非常嚴格的時間表，以節省心力用於思考，並爭取時間陪伴家人。你也許偏好較為靈活的時間表，但是這一章會提供三項通用策略，幫助你做日常例行事務時，也能發揮最高效能：

• 運用行事曆，主動管理時間、設定短期目標。
• 按照標準程序，把生活瑣務減到最少，才能專注於對你最重要的事項。
• 每晚睡8 小時，規律運動，以保持警覺而敏銳。

　　第一步擬定待辦事項清單，指出最重要的長、短期目標。但你要如何確保這些優先目標每天都有進度？關鍵在於建立緊扣住最重要目標的每日行事曆。這就是我採用兩欄式行事曆的原因。請看下面的例子：左欄是我的會議、電話會議和其它約會的時間表；左欄最底下還有我想在今天找時間完成的短期目標。

　　很多人的行事曆只有左邊欄位。他們彙整自己的每日職責和指派工作，以為這就是完整的行事曆。其實，那樣的行事曆只做一半。加入右欄才是完整的行事曆。在右欄寫下左欄各事項的註記，包括各項約會預定達成的目標，以及頁面底部各項未排程事項的重要程度。這樣就能確保我透過每一場會議或電話達成目標，沒有為不重要的事情浪費許多時間。

　　關於行事曆，我看過許多創意辦法，但只要能滿足兩個條件，就能發揮功效。首先，行事曆必須彙整每天要做的所有事項，各項約會的目的和各項指派工作的重要性都能一目瞭然；第二，行事曆必須能整天隨身攜帶，或是以電子裝置讀取，才易於增加事項或修改行程。以我個人來說，行事曆左欄是用微軟的Outlook輸入後列印出來，右欄則以手寫紀錄。如此便於我隨時動筆修改目標，不必敲黑莓機的鍵盤。有些人只用電腦或智慧型手機，以Outlook或Google Calendar管理自己的行事曆。用什麼都沒有關係，你覺得合用就好。

左欄：會議、電話和其他工作
　　請看範例1中我的當日行程安排。請注意，我沒有排滿每個小時，行事曆上還有幾段「自由時間」。當然，有些自由時間是用來完成頁面底部的兩個短期目標，不過我那天應該還是有不少空閒。這些空閒時段是妥善安排行事曆的關鍵：你可以利用這些時間打電話、寫筆記，甚至思考！許多主管一天當中的每個小時都排滿了會面或電話會議，這是嚴重的錯誤，因為你需要時間消化事件、為未來擬定策略。鄰客音（LinkedIn） 執行長傑夫． 韋納（JeffWeiner）說得好：「時間管理的關鍵之一是挪時間思考，而不是不斷回應。」

右欄：專注於最高目標
　　行事曆左欄是本日完成工作清單，一目瞭然；實際行動則紀錄在右欄，包含我對各項事件或工作的手寫註記。我會在開會或打電話的事項旁邊，寫下這件事的目的，也就是我想要獲得的成果。這麼做能確保我在開會或打電話時，留意這些事項的目標。每次約會結束，我會劃掉完成的事項，如果需要的話，在行事曆新增未來的待辦事項。如此，我就不會錯失重要事項或計畫。現在回頭檢視我的行事曆右欄註記。

案例分享：

• 上午八點半的資深員工週會的目的一如往常，就是讓主管分享需要團體討論的新訊息。不過我要提醒自己對這次週會的一個重要目標，就是討論現行薪酬制度的缺失，並對需要修正之處取得共識。
• 我今天想打電話問派蒂，董事會下次會議是否要討論提名董事的新人選。我真的希望這件事很快可以完成。如果要討論，董事會幕僚這幾天必須擬定詳細的備忘錄。所以我在右欄註記此事為「高優先」。
• 相對地，擬定下次演講題目沒有燃眉之急。今天完成固然很好，明天再做也可以。因此我在右欄註記為低優先」。

下載我的高效行事曆→